Mit der Veränderung der Art und Weise zu arbeiten von dem klassischen Bürojob hin zu flexiblem und mobilen Arbeiten, ergeben sich für die IT-Infrastruktur ganz neue Herausforderungen. Der Zugriff auf Unternehmensdaten von unterschiedlichen Mobilgeräten aus, wirft die Frage nach Dateikonsistenz auf. IT-Lösungen müssen Dateien synchronisieren können – und das am besten in Echtzeit und ohne Datenverlust.
Was ist Datensynchronisation?
Die Datensynchronisierung gewährleistet genaue, sichere und konforme Daten sowie erfolgreiche Team- und Kundenerfahrungen. Sie stellt die Kongruenz zwischen jeder Datenquelle und ihren verschiedenen Endpunkten sicher. Wenn Daten eingehen, werden sie vor ihrer Verwendung bereinigt, auf Fehler, Duplizierung und Konsistenz geprüft. Die lokale Synchronisierung umfasst Geräte und Computer, die nebeneinander stehen, während die Fernsynchronisierung über ein mobiles Netzwerk erfolgt.
Die Daten müssen im gesamten Datensatz immer konsistent sein. Wenn Daten in irgendeiner Weise verändert werden, müssen die Änderungen in Echtzeit durch jedes System hindurch aktualisiert werden. Dies vermeidet Fehler, verhindert Verletzungen der Privatsphäre und stellt sicher, dass nur die aktuellsten Daten verfügbar sind. Der wichtigste Aspekt beim Dateien synchronisieren ist also, dass alle Datensätze jederzeit konsistent sind.
Dateien synchronisieren: Konstante Daten sind das Endziel
Die Bedeutung der Datensynchronisation wächst mit der zunehmenden Zugänglichkeit von Cloud-basierten Daten sowie dem Zugang zu mobilen Geräten. Ob in einer öffentlichen Cloud wie Dropbox oder Google Drive, oder einen Private-Cloud-Lösung mit eigenem Unternehmensserver, die Aktualisierung der vom Benutzer generierten Informationen sowie des Endziels muss konstant und sicher sein. Dieser Synchronisierungsprozess erfordert saubere, konsistente Daten für die Produkt- und Dienstleistungskompetenz, aber auch für Fragen der Data Governance wie Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften.
Werden die Dateien nicht korrekt synchronisiert, hat das Auswirkungen auf den Workflow und schlimmsten Falls auf die Produktivität im Unternehmen. Die Effizienzsteigerung, die durch mobiles Arbeiten erreicht werden kann, wird dadurch gehemmt. Zudem sinkt das Vertrauen in die bestehenden Datei-Versionen.
Wenn die Datensynchronisierung im gesamten System hingegen richtig implementiert ist, wird ein Unternehmen eine Leistungsverbesserung in vielen Bereichen erzielen. Praktisch jeder profitiert von sauber synchronisierten Daten.
- Kunden erhalten Produktinformationen und Dienstleistungen, die ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen.
- Geschäftsanwender können mit allen Abteilungsmitgliedern unter Verwendung aktueller Informationen in Echtzeit, sogar global, interagieren.
- Führungskräfte erhalten die neuesten Daten, wenn sie wichtige strategische Entscheidungen treffen.
- Aktionäre können ihre geschäftlichen Interessen leicht im Griff behalten.
- Hersteller haben Zugang zu den neuesten Aktualisierungen oder Änderungen für eine genaue Konstruktion und Produktion.
- Händler haben Zugang zu den aktuellsten Produkt- und Marketinginformationen.
Herausforderungen beim Synchronisieren von Dateien
Die Organisation von Geschäftsdaten klingt zunächst nach einer einfachen Aufgabe. Doch bereits wenn die Mitarbeiter sich in einem abgeschlossenen System bewegen, kann die Verwaltung von Unternehmensdaten zur Herausforderung werden. Bereits dann, wenn mehrere Benutzer in unterschiedlichen System wie CRM, Produktmanagement, Mitarbeiterportale, Kundenbetreuung, Rechnungsstellung und Fakturierung Daten erfassen, muss die Datenkonsistenz gewährleistet werden. Wird die Dateibearbeitung dann noch mobil möglich, ist es unerlässlich Sicherheit und Integrität zu gewähren.
Sicherheitsaspekte des Synchronisationsprozesses
Sicherheit und Vertraulichkeit sind zwei nicht verhandelbare Fragen der Unternehmensführung, mit denen Unternehmen sorgfältig umgehen müssen. Die Art und Weise, wie sich Daten durch die Infrastruktur bewegen, muss bestimmte regulatorische Standards erfüllen. Diese Regularien beziehen sich auf bestimmte Branchen sowie auf Datenschutzgesetze.
Hinzu kommen unterschiedliche Richtlinien und Zugriffsanforderungen in den Unternehmen selbst. Das bedeutet beispielsweise, dass Datenverschlüsselungsmethoden in jedem System konform und konsistent sein müssen.
Hierfür können Synchronisierungstools verwendet werden. Diese stellen sicher, dass die an Dateien vorgenommenen Änderungen in einer Weise aktualisiert werden, die den spezifischen Sicherheitsanforderungen und festgelegten Standards entspricht. Datenverstöße oder -lecks, Probleme mit Handelslizenzen oder staatlichen Vorschriften und Reputationsverlust sind nur einige der negativen Folgen eines nicht funktionierenden Systems. All diese Auswirkungen führen in der Regel zu einem Verlust von Kunden und Einnahmen.
Gewährleistung der Echtzeitsynchronisation
Dateien müssen in Echtzeit verwaltet und integriert werden, um die Genauigkeit zu gewährleisten und Fehler wie zurückgewiesene Datensätze oder Daten in einem falschen Format zu verhindern. Die Fertigung benötigt beispielsweise rechtzeitig Aktualisierungen, um die Produktbereitschaft sicherzustellen. Kunden wollen wissen, wann sie die Lieferung ihrer Bestellung sehen. Die Echtzeitsynchronisierung ist die einzige Möglichkeit, diese Erwartungen zu erfüllen.
Schwierig wird die Echtzeitsynchronisation dann, wenn die Dateien auf unterschiedlichen Servern liegen – beispielsweise auf dem Unternehmensserver und in einer öffentlichen Cloud. Einfacher ist die Synchronisation dann, wenn nur auf einem physischen Datenträger gearbeitet wird.
