Mobiles File Sharing für Unternehmen – Risiken und Möglichkeiten

Mobiles Arbeiten ist zur Alltäglichkeit geworden. Mobiles File Sharing in Unternehmen stellt aber immer noch eine große Herausforderung dar. Das betrifft vor allem den schnellen und sicheren
Zugriff auf Unternehmensdokumente und deren einfachen Austausch. Sicherheits- und Datenschutzaspekte schrecken viele Unternehmen davor ab, Mitarbeitern von außen Zugriff auf die Firmenserver zu gewähren.

File Sharing durch Cloud-Lösungen

In den häufigsten Fällen ist der Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk von außen gar nicht gestattet. Dann wird meistens mit oder ohne Zustimmung des Unternehmens auf Cloud-Anwendungen wie Dropbox oder Google Drive zurückgegriffen, um Daten mobil austauschen zu können. Mit der Nutzung von Cloud-Lösungen laufen Unternehmen Gefahr jegliche Kontrolle über die Verbreitung der firmeninternen Daten zu verlieren. Es entsteht ein erhebliches Risiko für unerlaubten Abfluss der Daten.

Cloud-Server wie Google Drive oder Dropbox können zwar auch im Unternehmen eingesetzt werden, bergen aber Risiken durch ihre eigenen Ablagestrukturen und Speicher. Sie tragen zusätzlich zu einem immer größer werdenden Informations- und Versionschaos bei. E-Mails oder Netzwerkdateiordner als Austauschkanäle zu nutzen, stellt genauso ein Problem der Dopplung von Dateien dar, auch wenn diese Kanäle aus Sicht der IT-Sicherheit ein eher mittleres Risiko darstellt.

VPN als Lösung für mobiles File Sharing

Eine weitere Möglichkeit, um auch über Smartphone und Tablet auf das firmeninterne Netzwerk zugreifen zu können, ist die Nutzung eines Virtual Private Network (VPN). Diese Verbindung basiert auf einer Server-Client-Architektur, sodass nur ein mobiles Gerät Zugriff bekommt, das eindeutig identifiziert werden kann. Diese Lösung bietet einen sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk, ist jedoch sehr komplex in der Einrichtung und Handhabe für die IT und oftmals nicht sehr leistungsfähig.

Apps für Enterprise File Sharing

Eine aktuell sehr trendige Lösung sind mobile File Sharing Apps. Diese bieten weitreichende Möglichkeiten für den sicheren Zugriff von unterwegs auf das Unternehmensnetzwerk. Dabei liegen die Dokumente weiterhin auf dem zentralen Server des Unternehmens. Doppelte Dateien oder unterschiedliche Versionen können so gar nicht entstehen. Sämtliche Rechte und Compliance-Vorgaben können aufrechterhalten bleiben und Dokumente einfach mit allen Mitarbeitern geteilt werden.

Hierfür bietet bellmatec ein modernes Werkzeug mit ihrer Lösung io:drive, um einfachen Zugriff von überall auf Dateien im Unternehmen zu bekommen und zu teilen. Der Vorteil: die mobile Lösung lässt sich schnell und einfach in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und übernimmt bestehende Zugriffsrechte, da sie auf Active Directory basiert. Durch eine einfache Integration in ein bestehendes Mobile Device Management lässt sich auch die Verwendung der so freigegebenen Daten kontrollieren.