Die Fortschritte in der Technologie revidieren die Vorstellungen über den typischen Arbeitsalltag. Mobiles Arbeiten ist zu einem Modell geworden, das Flexibilität, Produktivitätssteigerungen und vereinfachte Workflows verspricht. Dieses neue Konzept biete Chancen für viele Unternehmen, stellt diese jedoch auch vor Herausforderungen gerade in der Work-Life-Balance.
Was ist mobiles Arbeiten?
Das Aussehen des typischen Arbeitsplatzes hat sich verändert. Einst ein zentraler Ort, an dem Management und Mitarbeiter täglich zusammenkommen, um die Aufgaben des Unternehmens zu planen und zu erledigen, ist das Büro zu einem viel flüssigeren Konzept geworden. Mobiles Arbeiten ist ein Trend, der aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken ist.
Das deutsche Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im „Weißbuch – Arbeiten 4.0“ 2017 für mobiles Arbeiten folgende Definition festgelegt:
„Mobiles Arbeiten bezeichnet das Arbeiten außerhalb der Betriebsstätte. Es umfasst die Arbeit von Zuhause aus (Telearbeit, alternierende Telearbeit), die Arbeit beim Kunden (z. B. Service oder Vertrieb), die Arbeit von unterwegs (z. B. Flugzeug, Hotelzimmer) und die Arbeit im Rahmen von Dienstreisen (z. B. Messe, Kongress).“
Das neue Arbeitsmodell „mobiles Arbeiten“ umfasst also ein weites Spektrum an Prozessen und ist in einigen Branchen gar nicht neu. Handwerker, Polizisten oder auch Kundenberater sind schon immer „unterwegs“ gewesen, um ihrer Tätigkeit nachzugehen.
Mit der Entwicklung neuer Technologien haben sich jedoch die Arbeitsprozesse verändert. Außerdem eröffnen mobile Lösungen weiteren Branchen, die bisher standortgebunden waren, den Weg in eine flexiblere und produktivere Arbeitswelt.
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Wie wird mobiles Arbeiten von zu Hause möglich?
Untersuchungen zeigen, dass die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, zu produktiveren und zufriedeneren Mitarbeitern führt. Durch die Vermeidung langer und schwieriger Pendelwege werden Stress und Kosten für die Mitarbeiter reduziert.
Mit moderner Technologie sowie einer Internetverbindung ist es einfach möglich, Zuhause einen Arbeitsplatz einzurichten. Mitarbeiter können so ihre Aufgaben in den eigenen vier Wänden erledigen, Anrufe entgegennehmen und anderweitig zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen. Vor allem für Eltern, die Arbeit und das Familienleben koordinieren und managen müssen, ist mobiles Arbeiten von Zuhause oder unterwegs durchaus attraktiv.
Es gibt unterschiedliche Technologien und Softwarelösungen, die Arbeiten außerhalb des geschützten Unternehmensnetzwerks ermöglichen. Beispielsweise kann eine sichere Verbindung via VPN zum Firmennetzwerk erstellt und so auf Dateien, E-Mails und Programm des Unternehmens zugegriffen werden.
Eine Alternative zur normalen VPN-Verbindung bieten auch verschiedene Apps wie io:drive von bellmatec. Mit dieser Applikation ist es möglich, ohne VPN sicher auf Unternehmensdaten zu zugreifen und diese direkt auf dem Server zu bearbeiten und abzuspeichern.
Chancen des mobilen Arbeitens
Die Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht nicht nur Branchen mit klassischem Außendienst, ihre Arbeitsmodelle flexibler zu gestalten und an die Lebenssituationen ihrer Mitarbeiter anzupassen. Dies bietet sowohl Arbeitnehmern als auch dem Unternehmen selbst, Chancen den Workflow effizienter und produktiver zu gestalten.
Mobil zu arbeiten verbessert die Zeitnutzung
Da die Mitarbeiter über Smartphones, Tablets und Laptops einfach mit der Arbeit verbunden werden können, können Zeiträume, die früher unproduktiv waren, jetzt für die Durchführung einer Vielzahl von Projekten und Aufgaben genutzt werden. Ob über Wi-Fi-Verbindungen oder mobile Hot Spots – Mitarbeiter können E-Mails abrufen und versenden, Dokumente entwerfen und bearbeiten oder Kalkulationen für Kunden direkt vor Ort vornehmen.
Die Wege zurück ins Büro werden unnötig oder minimiert, so dass die Arbeitszeit effektiver und produktiver genutzt werden kann.
Wie werden durch mobiles Arbeiten die Kosten für das Unternehmen reduziert?
Da durch mobiles Arbeiten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können Unternehmen Geld sparen, wenn sie weniger Quadratmeter für zentrale Büroeinrichtungen mieten oder kaufen. Flexible Arbeitsflächen ermöglichen den Arbeitnehmern einen Platz, wenn sie sich gelegentlich im eigentlichen Büro aufhalten.
Auch geteilte Arbeitsplätze sind in diesem flexiblen Arbeitsmodell denkbar. So können sich zwei Mitarbeiten einen Arbeitsplatz teilen, wenn sie im Büro sind. Ansonsten arbeiten sie von Zuhause oder unterwegs.
- Erhöhte Flexibilität und Work-Life-Balance: Einer der größten Vorteile des mobilen Arbeitens ist die Flexibilität. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten besser an private Bedürfnisse anpassen, was vor allem für Eltern oder pflegende Angehörige ein Gewinn ist. Diese Flexibilität führt oft zu einer besseren Work-Life-Balance und steigert die Zufriedenheit.
- Produktivitätsgewinne durch individualisierte Arbeitsumgebungen: Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die ihre Arbeitsumgebung selbst gestalten können, produktiver sind. Viele Menschen finden es leichter, sich zu Hause oder an einem anderen ruhigen Ort zu konzentrieren, als in einem lauten Büro.
- Kostenersparnis für Unternehmen: Unternehmen können durch mobiles Arbeiten Kosten senken. Büroflächen können verkleinert, Reisekosten reduziert und Betriebsausgaben minimiert werden. Diese Einsparungen kommen insbesondere Start-ups oder kleineren Unternehmen zugute.
- Attraktivität für Fachkräfte: In Zeiten des Fachkräftemangels kann mobiles Arbeiten ein entscheidender Vorteil sein. Es erweitert den Talentpool, da Mitarbeiter unabhängig vom Standort rekrutiert werden können. Zudem erhöht es die Attraktivität des Unternehmens, besonders für junge Talente, die Flexibilität und Eigenverantwortung schätzen.
Herausforderungen des mobilen Arbeitens
Dieses flexible Arbeitsmodell bietet zahlreiche Freiheiten, kämpft jedoch auch mit einigen Herausforderungen. Vor allem im Bereich der Work-Life-Balance müssen Unternehmen, die mobiles Arbeiten ermöglichen, mit ihren Mitarbeitern Grenzen festlegen. Hier spielen vor allem Arbeitszeiten und Erreichbarkeit eine Rolle.
Mobil und ständig erreichbar?
Für die Mitarbeiter kann die gleiche Technologie, die das Arbeiten an verschiedenen Orten ermöglicht, auch dazu verdammt sein, ständig an ihre arbeitszentrierten mobilen Geräte gebunden zu sein. Arbeitgeber – und vor allem Kollegen – können sich frei fühlen, ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit zu kontaktieren. Auch dann, wenn der Mitarbeiter eigentlich nicht arbeiten sollte – im Feierabend, im Urlaub oder bei Krankheit.
Andersherum können mobil arbeitende Mitarbeiter sich gezwungen fühlen, auf Freizeit und Erholung zu verzichten, weil sie ständig verfügbar sind. Selbst beim abendlichen Fernsehen oder kurz vor dem Schlafen gehen, ist der Griff zum Smartphone oder Tablet einfach, um noch einmal die E-Mails abzurufen.
Hier müssen sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer eine klare Grenze ziehen. Möglich ist hier beispielsweise die Nutzung von unternehmenseigenen Mobilgeräten, auch COPE-Konzept genannt. Arbeit und Privat wird so strikt getrennt und das Arbeitsgerät kann auch mal gänzlich abgeschaltet werden, ohne privat offline gehen zu müssen.
Sicherheitsrisiken und schlechte Arbeitsbedingungen beim mobilen Arbeiten
Wenn Mitarbeiter in offenen, lauten Bereichen wie Restaurants oder Coffee-Shops arbeiten, können sie abgelenkt und weniger produktiv werden. Es muss also sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter einen ruhigen Raum zum Arbeiten hat. Hierfür können auch flexible Arbeitsplätze im Unternehmen eingerichtet werden, die ermöglichen in geschlossener Umgebung in Ruhe zu arbeiten.
Gleichzeitig besteht auch die Gefahr unsicherer Internetverbindungen, welche die Daten des Unternehmens angreifbar und unbefugten Dritten zugänglich machen. Um dem vorzubeugen, sollten Unternehmen, die mobiles Arbeiten unterstützen, ihren Mitarbeitern Softwarelösungen zur Verfügung stellen, die Zugriffe von außen verhindern.
- Vermischung von Berufs- und Privatleben: Das Arbeiten von zu Hause aus birgt die Gefahr, dass Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen. Ohne klar definierte Arbeitszeiten fällt es vielen schwer, abzuschalten, was langfristig zu Überlastung führen kann.
- Sicherheitsbedenken: Die Verlagerung der Arbeit ins Mobile bringt erhebliche Sicherheitsrisiken mit sich. Unverschlüsselte Netzwerke, ungesicherte Geräte oder mangelnde Schulungen können zu Datenverlust oder Cyberangriffen führen. Unternehmen müssen hier präventiv handeln und Sicherheitslösungen implementieren.
- Fehlende soziale Interaktion: Der regelmäßige persönliche Kontakt zu Kollegen ist wichtig für den Teamgeist und die mentale Gesundheit. Mobiles Arbeiten kann zu Isolation führen, wenn nicht gezielt auf den Erhalt sozialer Bindungen geachtet wird.
- Technologische Abhängigkeit: Eine stabile Internetverbindung und funktionierende Technik sind unerlässlich für mobiles Arbeiten. Technische Ausfälle können den Arbeitsfluss erheblich beeinträchtigen und zu Frustration führen.
Fehlende Gemeinschaft von Arbeitskollegen
Wenn die Belegschaft eines Unternehmens weit verstreut ist, können der Gemeinschaftssinn und die Unternehmenskultur stark reduziert werden oder ganz verschwinden. Dadurch besteht die Gefahr die Vision des Unternehmens zu stören und die eifrige Verfolgung der Unternehmensinteressen zu behindern.
Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten oder Meetings fördern die Gemeinschaft der Arbeitskollegen. Auch die interne Kommunikation ist in einem Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen extrem wichtig. Nur so sind alle Mitarbeiter immer über die Vorgänge im Unternehmen informiert.
Wie auch in der Technologie kann das Modell „mobiles Arbeiten“ jederzeit so angepasst werden, um den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht zu werden. Jedes Unternehmen muss ein Gleichgewicht finden, das die Mitarbeiter glücklich und produktiv hält, ohne die Arbeit des Unternehmens zu behindern.
Best Practices für erfolgreiches mobiles Arbeiten
Damit mobiles Arbeiten reibungslos funktioniert und sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter davon profitieren, sind klare Strukturen und Maßnahmen erforderlich. Der erste Schritt besteht darin, eindeutige Rahmenbedingungen zu schaffen. Unternehmen sollten festlegen, wie Arbeitszeiten erfasst werden, welche Kommunikationskanäle genutzt werden und wie die Zusammenarbeit organisiert ist. Klare Ziele und Verantwortlichkeiten helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden und fördern die Effizienz im Arbeitsalltag. Zudem ist es wichtig, regelmäßige Feedbackgespräche einzubauen, um sicherzustellen, dass die individuellen Anforderungen und Herausforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Damit mobiles Arbeiten gelingt, müssen Unternehmen und Mitarbeiter klare Strukturen schaffen:
- Klare Regelungen: Unternehmen sollten Richtlinien definieren, wie Arbeitszeiten erfasst, Kommunikation organisiert und Aufgaben priorisiert werden.
- Investition in Sicherheit: Maßnahmen wie VPNs, verschlüsselte Geräte und regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter sind essenziell, um sensible Unternehmensdaten zu schützen.
- Förderung des Teamgeists: Virtuelle Meetings, gemeinsame digitale Kaffeepausen oder Teamevents können den sozialen Austausch fördern und Isolation vorbeugen.
- Technologische Unterstützung: Moderne Tools wie Projektmanagement-Software und Cloud-Dienste erleichtern die Zusammenarbeit und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Ein weiterer zentraler Aspekt ist die IT-Sicherheit. Mobiles Arbeiten bringt erhöhte Risiken für den Datenschutz mit sich, insbesondere wenn Mitarbeiter von verschiedenen Orten und Geräten aus auf Unternehmensdaten zugreifen. Unternehmen sollten in sichere Technologien investieren, etwa durch die Nutzung von VPN-Verbindungen, verschlüsselten Geräten und regelmäßigen Sicherheitsupdates. Ergänzend dazu sollten alle Mitarbeiter im Umgang mit Cyberrisiken geschult werden. So wird sichergestellt, dass sensible Daten geschützt bleiben und Sicherheitslücken vermieden werden.
Neben der technischen Infrastruktur spielt auch die soziale Komponente eine entscheidende Rolle. Mobiles Arbeiten darf nicht zu Isolation führen. Regelmäßige virtuelle Meetings, digitale Kaffeepausen oder Teamevents können helfen, den sozialen Austausch zu fördern und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu schaffen. Führungskräfte sollten hier eine aktive Rolle einnehmen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter eingebunden sind, unabhängig davon, wo sie arbeiten.
Die Bereitstellung geeigneter Arbeitsmittel ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Moderne Tools wie Cloud-Lösungen, Projektmanagement-Software und Kommunikationsplattformen erleichtern die Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Unternehmen sollten nicht nur in die technische Ausstattung investieren, sondern auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit diesen Tools vertraut sind. Schulungen und Tutorials können hierbei unterstützen.
Nicht zuletzt sollte auch die Work-Life-Balance der Mitarbeiter gefördert werden. Mobiles Arbeiten birgt die Gefahr, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen. Unternehmen können hier mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie eine klare Kommunikationskultur fördern. Das bedeutet beispielsweise, außerhalb der Kernarbeitszeiten keine E-Mails oder Anrufe zu erwarten. Gleichzeitig sollten Mitarbeiter ermutigt werden, feste Arbeitszeiten einzuhalten, Pausen zu machen und ihre Freizeit aktiv zu gestalten. Dies verhindert Überlastung und sorgt langfristig für mehr Zufriedenheit und Gesundheit.
Wenn Unternehmen diese Maßnahmen umsetzen, schaffen sie die Grundlage für mobiles Arbeiten, das nicht nur produktiv, sondern auch nachhaltig und zufriedenstellend für alle Beteiligten ist. Damit wird mobiles Arbeiten zu einem echten Erfolgsmodell.
Die Zukunft des mobilen Arbeitens
Mobiles Arbeiten hat sich als fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt etabliert. Experten gehen davon aus, dass Hybridmodelle, die Büropräsenz und mobiles Arbeiten kombinieren, zukünftig die bevorzugte Arbeitsweise sein werden. Sie bieten die Flexibilität des mobilen Arbeitens, ohne auf die Vorteile des persönlichen Austauschs zu verzichten.
Mobiles Arbeiten bietet immense Chancen für mehr Flexibilität, Produktivität und Kostenersparnis. Gleichzeitig erfordert es von Unternehmen und Mitarbeitern Anpassungsfähigkeit, klare Strukturen und den Willen, mögliche Herausforderungen aktiv anzugehen. Wer diese Balance schafft, profitiert langfristig von einer Arbeitsweise, die sowohl den Bedürfnissen der modernen Arbeitswelt als auch individuellen Ansprüchen gerecht wird.
Mit der richtigen Strategie wird mobiles Arbeiten nicht nur zur Alternative, sondern zur echten Bereicherung.
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