Die Fortschritte in der Technologie revidieren die Vorstellungen über den typischen Arbeitsalltag. Mobiles Arbeiten ist zu einem Modell geworden, das Flexibilität, Produktivitätssteigerungen und vereinfachte Workflows verspricht. Dieses neue Konzept biete Chancen für viele Unternehmen, stellt diese jedoch auch vor Herausforderungen gerade in der Work-Life-Balance.
Was ist mobiles Arbeiten?
Das Aussehen des typischen Arbeitsplatzes hat sich verändert. Einst ein zentraler Ort, an dem Management und Mitarbeiter täglich zusammenkommen, um die Aufgaben des Unternehmens zu planen und zu erledigen, ist das Büro zu einem viel flüssigeren Konzept geworden. Mobiles Arbeiten ist ein Trend, der aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken ist.
Das deutsche Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im “Weißbuch – Arbeiten 4.0” 2017 für mobiles Arbeiten folgende Definition festgelegt:
“Mobiles Arbeiten bezeichnet das Arbeiten außerhalb der Betriebsstätte. Es umfasst die Arbeit von Zuhause aus (Telearbeit, alternierende Telearbeit), die Arbeit beim Kunden (z. B. Service oder Vertrieb), die Arbeit von unterwegs (z. B. Flugzeug, Hotelzimmer) und die Arbeit im Rahmen von Dienstreisen (z. B. Messe, Kongress).”
Das neue Arbeitsmodell „mobiles Arbeiten“ umfasst also ein weites Spektrum an Prozessen und ist in einigen Branchen gar nicht neu. Handwerker, Polizisten oder auch Kundenberater sind schon immer „unterwegs“ gewesen, um ihrer Tätigkeit nachzugehen.
Mit der Entwicklung neuer Technologien haben sich jedoch die Arbeitsprozesse verändert. Außerdem eröffnen mobile Lösungen weiteren Branchen, die bisher standortgebunden waren, den Weg in eine flexiblere und produktivere Arbeitswelt.
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Chancen des mobilen Arbeitens
Die Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht nicht nur Branchen mit klassischem Außendienst, ihre Arbeitsmodelle flexibler zu gestalten und an die Lebenssituationen ihrer Mitarbeiter anzupassen. Dies bietet sowohl Arbeitnehmern als auch dem Unternehmen selbst, Chancen den Workflow effizienter und produktiver zu gestalten.
Wie wird mobiles Arbeiten von zu Hause möglich?
Untersuchungen zeigen, dass die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, zu produktiveren und zufriedeneren Mitarbeitern führt. Durch die Vermeidung langer und schwieriger Pendelwege werden Stress und Kosten für die Mitarbeiter reduziert.
Mit moderner Technologie sowie einer Internetverbindung ist es einfach möglich, Zuhause einen Arbeitsplatz einzurichten. Mitarbeiter können so ihre Aufgaben in den eigenen vier Wänden erledigen, Anrufe entgegennehmen und anderweitig zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen. Vor allem für Eltern, die Arbeit und das Familienleben koordinieren und managen müssen, ist mobiles Arbeiten von Zuhause oder unterwegs durchaus attraktiv.
Es gibt unterschiedliche Technologien und Softwarelösungen, die Arbeiten außerhalb des geschützten Unternehmensnetzwerks ermöglichen. Beispielsweise kann eine sichere Verbindung via VPN zum Firmennetzwerk erstellt und so auf Dateien, E-Mails und Programm des Unternehmens zugegriffen werden.
Eine Alternative zur normalen VPN-Verbindung bieten auch verschiedene Apps wie io:drive von bellmatec. Mit dieser Applikation ist es möglich, ohne VPN sicher auf Unternehmensdaten zu zugreifen und diese direkt auf dem Server zu bearbeiten und abzuspeichern.
Mobil zu arbeiten verbessert die Zeitnutzung
Da die Mitarbeiter über Smartphones, Tablets und Laptops einfach mit der Arbeit verbunden werden können, können Zeiträume, die früher unproduktiv waren, jetzt für die Durchführung einer Vielzahl von Projekten und Aufgaben genutzt werden. Ob über Wi-Fi-Verbindungen oder mobile Hot Spots – Mitarbeiter können E-Mails abrufen und versenden, Dokumente entwerfen und bearbeiten oder Kalkulationen für Kunden direkt vor Ort vornehmen.
Die Wege zurück ins Büro werden unnötig oder minimiert, so dass die Arbeitszeit effektiver und produktiver genutzt werden kann.
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Wie werden durch mobiles Arbeiten die Kosten für das Unternehmen reduziert?
Da durch mobiles Arbeiten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können Unternehmen Geld sparen, wenn sie weniger Quadratmeter für zentrale Büroeinrichtungen mieten oder kaufen. Flexible Arbeitsflächen ermöglichen den Arbeitnehmern einen Platz, wenn sie sich gelegentlich im eigentlichen Büro aufhalten.
Auch geteilte Arbeitsplätze sind in diesem flexiblen Arbeitsmodell denkbar. So können sich zwei Mitarbeiten einen Arbeitsplatz teilen, wenn sie im Büro sind. Ansonsten arbeiten sie von Zuhause oder unterwegs.
Herausforderungen des mobilen Arbeitens
Dieses flexible Arbeitsmodell bietet zahlreiche Freiheiten, kämpft jedoch auch mit einigen Herausforderungen. Vor allem im Bereich der Work-Life-Balance müssen Unternehmen, die mobiles Arbeiten ermöglichen, mit ihren Mitarbeitern Grenzen festlegen. Hier spielen vor allem Arbeitszeiten und Erreichbarkeit eine Rolle.
Mobil und ständig erreichbar?
Für die Mitarbeiter kann die gleiche Technologie, die das Arbeiten an verschiedenen Orten ermöglicht, auch dazu verdammt sein, ständig an ihre arbeitszentrierten mobilen Geräte gebunden zu sein. Arbeitgeber – und vor allem Kollegen – können sich frei fühlen, ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit zu kontaktieren. Auch dann, wenn der Mitarbeiter eigentlich nicht arbeiten sollte – im Feierabend, im Urlaub oder bei Krankheit.
Andersherum können mobil arbeitende Mitarbeiter sich gezwungen fühlen, auf Freizeit und Erholung zu verzichten, weil sie ständig verfügbar sind. Selbst beim abendlichen Fernsehen oder kurz vor dem Schlafen gehen, ist der Griff zum Smartphone oder Tablet einfach, um noch einmal die E-Mails abzurufen.
Hier müssen sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer eine klare Grenze ziehen. Möglich ist hier beispielsweise die Nutzung von unternehmenseigenen Mobilgeräten, auch COPE-Konzept genannt. Arbeit und Privat wird so strikt getrennt und das Arbeitsgerät kann auch mal gänzlich abgeschaltet werden, ohne privat offline gehen zu müssen.
Sicherheitsrisiken und schlechte Arbeitsbedingungen beim mobilen Arbeiten
Wenn Mitarbeiter in offenen, lauten Bereichen wie Restaurants oder Coffee-Shops arbeiten, können sie abgelenkt und weniger produktiv werden. Es muss also sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter einen ruhigen Raum zum Arbeiten hat. Hierfür können auch flexible Arbeitsplätze im Unternehmen eingerichtet werden, die ermöglichen in geschlossener Umgebung in Ruhe zu arbeiten.
Gleichzeitig besteht auch die Gefahr unsicherer Internetverbindungen, welche die Daten des Unternehmens angreifbar und unbefugten Dritten zugänglich machen. Um dem vorzubeugen, sollten Unternehmen, die mobiles Arbeiten unterstützen, ihren Mitarbeitern Softwarelösungen zur Verfügung stellen, die Zugriffe von außen verhindern.
Fehlende Gemeinschaft von Arbeitskollegen
Wenn die Belegschaft eines Unternehmens weit verstreut ist, können der Gemeinschaftssinn und die Unternehmenskultur stark reduziert werden oder ganz verschwinden. Dadurch besteht die Gefahr die Vision des Unternehmens zu stören und die eifrige Verfolgung der Unternehmensinteressen zu behindern.
Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten oder Meetings fördern die Gemeinschaft der Arbeitskollegen. Auch die interne Kommunikation ist in einem Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen extrem wichtig. Nur so sind alle Mitarbeiter immer über die Vorgänge im Unternehmen informiert.
Wie auch in der Technologie kann das Modell „mobiles Arbeiten“ jederzeit so angepasst werden, um den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht zu werden. Jedes Unternehmen muss ein Gleichgewicht finden, das die Mitarbeiter glücklich und produktiv hält, ohne die Arbeit des Unternehmens zu behindern.
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