Unter Business File Sharing versteht man die gemeinsame Nutzung einer oder mehrerer Dateien im Geschäftsumfeld. Über ein Netzwerk (zum Beispiel LAN oder Internet) können die Dateien mit Teammitgliedern im selben Gebäude oder im Home Office sowie mit anderen Geräten geteilt werden. Während im privaten Bereich der Austausch über diverse Cloud-Anbieter wie Windows OneDrive, Dropbox, iCloud oder Google Drive unkompliziert funktioniert, gelten für Unternehmen strengere Regeln und Gesetze. Worauf sollten Unternehmen bei der Wahl eines File-Sharing-Anbieters oder einer Dateimanager App achten?
Individuelle Lösungen für Business File Sharing
In modernen Unternehmen ist das gemeinschaftliche Arbeiten an wichtigen Dokumenten und Prozessen heutzutage unverzichtbar geworden. Ob Mitarbeiter rechtliche Dokumente, sensible Daten oder große Dateien austauschen wollen, Unternehmen benötigen eine robuste, unkomplizierte Lösung für die Speicherung, Verwaltung und sichere gemeinsame Nutzung der Dateien. Gleichzeitig können die meisten externen Cloud-Storage-Lösungen für die Synchronisation und den sicheren Datentransfer im Unternehmensumfeld nicht genutzt werden, da das Sicherheitsrisiko zu hoch ist.
Für Unternehmen gibt es daher diverse Business File Sharing Lösungen. Doch auch hier müssen IT-Administratoren und Geschäftsführer genau darauf achten, welche Funktionalitäten und Sicherheitsvorkehrungen die Software bietet. Vor allem wenn die Firma ihren Mitarbeitern Flexibilität durch mobiles Arbeiten und/oder Home Office ermöglichen will, müssen die Anwendungen zudem unkompliziert und leicht bedienbar sein.
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Wie erfolgt der Datenaustausch?
Eine der wichtigsten Fragen bei der Suche nach einer geeigneten File Sharing Software ist, wie der Datenaustausch erfolgt. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
- Upload in die Cloud: Die Daten werden auf einen Cloud-Server geladen und können von dort abgerufen werden.
- Zugriff auf den Unternehmensserver: Die Daten bleiben auf dem Unternehmensserver und die Mitarbeiter loggen sich über eine App, VPN oder Softwarelösung auf dem Server ein.
- Datentransfer: Die Daten werden per Mail oder Software an den Empfänger übertragen wie es beispielsweise bei Wetransfer der Fall ist.
Je nach Übertragungsweg müssen unterschiedliche Maßnahmen ergriffen werden, um die Datenkonsistenz sowie den Datenschutz sicherzustellen.
Wie wird der Datenschutz sichergestellt?
Business File Sharing: Der Weg zum flexiblen und modernem Arbeiten
Datenschutz hat vor allem in Europa in den vergangenen Jahren einen großen Stellenwert erhalten. Daher ist Cloud-Storage als Lösung für Business File Sharing für viele Unternehmen zu einem No-Go geworden. Die liegt insbesondere daran, dass durch den File Transfer auf Servern US-basierter Unternehmen ein hohes Sicherheitsrisiko entsteht. Häufig gibt es keine Informationen über die Hardware und/oder die Netzwerkstruktur, mit der Daten übertragen und gesichert werden. Darüber hinaus ist häufig nicht eindeutig geklärt, wer Einblicke in die Dokumente bekommt – wie diverse Datenverlustskandale der vergangenen Jahre gezeigt haben.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die sicherste Lösung, die Daten auf dem Unternehmensservern zu belassen. Die Serverstruktur sollte bereits alle Sicherheits- und Datenschutzaspekte implementiert haben. Zudem haben viele Firmen im Unternehmensnetzwerk bereits eine Zugriffs- und Berechtigungsstruktur aufgebaut, die auch intern den Zugriff von Unbefugten verhindert.
Unternehmen sollten hier mit dem IT-Administrator sprechen, welche technische Lösung die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.
Wie greifen Mitarbeiter auf die Dateien zu?
Im direkten Zusammenhang mit der Frage nach dem Datenschutz steht die Frage nach dem Zugriff. Die größte Herausforderung für Business File Sharing ist es, Mitarbeitern den Zugriff auf Daten zu gewähren und unbefugten Dritten den Zugriff zu verwehren. Beim Zugriff über die Cloud und auf den Unternehmensserver wird in der Regel ein personalisierter Login vergeben, der direkt an die E-Mail-Adresse gekoppelt wird. Beim Datentransfer werden die Dateien personenbezogen – zumeist an eine E-Mail-Adresse – verschickt.
Wichtig ist hier, dass im Vorfeld geklärt wird, wie die Zugriffe verwaltet werden. Darf sich jeder Mitarbeiter selbst einen Account erstellen? Oder sollen die Berechtigungen zentral über einen Administrator vergeben werden? Ebenso muss im Vorfeld die Frage beantwortet werden, ob die Mitarbeiter mobiles File Sharing über Handys, Tablets und Laptops verwenden dürfen – und wenn ja, ob dies auch für private Geräte gilt.
Von Vorteil sind in diesem Fall Softwarelösungen, die auf Active-Directory-Basis funktionieren. Hier kann der Zugriff zentral verwaltet und gesteuert werden. Mitarbeiter müssen sich auch nicht einen zusätzlichen Login merken, sondern können einfach ihre normalen Daten verwenden.
Welche weiteren Funktionen bieten die Lösungen?
Viele Business File Sharing Lösungen bieten zusätzliche Funktionen über den eigentlichen Datentransfer hinaus an. Dazu gehören unter anderem:
- die Bearbeitung von Dokumenten direkt in Office 365 – beispielsweise über ein Add-On
- Outlook-Integrationen
- Datensychronisation sowie Datenüberwachung
- Einbindung eines benutzerdefinierten Kundenportals für den sicheren Dateiaustausch
- Branding-Lösungen mit der Verwendung von individuellen Firmenlogos, Anmeldebildschirmen und URLs
Externe Beratung zum Business File Sharing
Bevor Unternehmen den Austausch von Unternehmensdaten zulassen, sollten sie sich über Zugriffsberechtigungen, Datenschutz und Sicherheit Gedanken machen. Die gewählte Lösung muss nicht nur sicher, sondern auch für Mitarbeiter intuitiv und einfach handbar sein. Im Zweifel sollten sich Unternehmen Hilfe von außen holen und sich zu Möglichkeiten eines sicheren Datentransfers beraten lassen.
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Bilder: LEEROY Agency / Pixabay
