Unter Business File Sharing versteht man die gemeinsame Nutzung einer oder mehrerer Dateien im Geschäftsumfeld. Über ein Netzwerk (zum Beispiel LAN oder Internet) können die Dateien mit Teammitgliedern im selben Gebäude oder im Home Office sowie mit anderen Geräten geteilt werden. Während im privaten Bereich der Austausch über diverse Cloud-Anbieter wie Windows OneDrive, Dropbox, iCloud oder Google Drive unkompliziert funktioniert, gelten für Unternehmen strengere Regeln und Gesetze. Worauf sollten Unternehmen bei der Wahl eines File-Sharing-Anbieters oder einer Dateimanager App achten?
- Wir beleuchten die verschiedenen Methoden zum Teilen von Dateien, erklären die Sicherheitsanforderungen und zeigen, welche Datenschutzmaßnahmen wichtig sind.
- Zudem erhalten Sie Einblicke in spezielle Softwarelösungen und erfahren, worauf IT-Administratoren bei der Implementierung achten sollten.
- Wenn Sie auf der Suche nach einer sicheren und effizienten Möglichkeit sind, Dateien innerhalb Ihres Unternehmens oder mit externen Partnern zu teilen, liefert Ihnen dieser Artikel wertvolle Informationen und praxisnahe Tipps.
Individuelle Lösungen für Business File Sharing
In modernen Unternehmen ist das gemeinschaftliche Arbeiten an wichtigen Dokumenten und Prozessen heutzutage unverzichtbar geworden. Ob Mitarbeiter rechtliche Dokumente, sensible Daten oder große Dateien austauschen wollen, Unternehmen benötigen eine robuste, unkomplizierte Lösung für die Speicherung, Verwaltung und sichere gemeinsame Nutzung der Dateien. Gleichzeitig können die meisten externen Cloud-Storage-Lösungen für die Synchronisation und den sicheren Datentransfer im Unternehmensumfeld nicht genutzt werden, da das Sicherheitsrisiko zu hoch ist.
Für Unternehmen gibt es daher diverse Business File Sharing Lösungen. Doch auch hier müssen IT-Administratoren und Geschäftsführer genau darauf achten, welche Funktionalitäten und Sicherheitsvorkehrungen die Software bietet. Vor allem wenn die Firma ihren Mitarbeitern Flexibilität durch mobiles Arbeiten und/oder Home Office ermöglichen will, müssen die Anwendungen zudem unkompliziert und leicht bedienbar sein.
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Wie erfolgt der Datenaustausch?
Eine der wichtigsten Fragen bei der Suche nach einer geeigneten File Sharing Software ist, wie der Datenaustausch erfolgt. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
- Upload in die Cloud: Die Daten werden auf einen Cloud-Server geladen und können von dort abgerufen werden.
- Zugriff auf den Unternehmensserver: Die Daten bleiben auf dem Unternehmensserver und die Mitarbeiter loggen sich über eine App, VPN oder Softwarelösung auf dem Server ein.
- Datentransfer: Die Daten werden per Mail oder Software an den Empfänger übertragen wie es beispielsweise bei Wetransfer der Fall ist.
Je nach Übertragungsweg müssen unterschiedliche Maßnahmen ergriffen werden, um die Datenkonsistenz sowie den Datenschutz sicherzustellen.
Wie wird der Datenschutz sichergestellt?
Business File Sharing: Der Weg zum flexiblen und modernem Arbeiten
Datenschutz hat vor allem in Europa in den vergangenen Jahren einen großen Stellenwert erhalten. Daher ist Cloud-Storage als Lösung für Business File Sharing für viele Unternehmen zu einem No-Go geworden. Die liegt insbesondere daran, dass durch den File Transfer auf Servern US-basierter Unternehmen ein hohes Sicherheitsrisiko entsteht. Häufig gibt es keine Informationen über die Hardware und/oder die Netzwerkstruktur, mit der Daten übertragen und gesichert werden. Darüber hinaus ist häufig nicht eindeutig geklärt, wer Einblicke in die Dokumente bekommt – wie diverse Datenverlustskandale der vergangenen Jahre gezeigt haben.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die sicherste Lösung, die Daten auf dem Unternehmensservern zu belassen. Die Serverstruktur sollte bereits alle Sicherheits- und Datenschutzaspekte implementiert haben. Zudem haben viele Firmen im Unternehmensnetzwerk bereits eine Zugriffs- und Berechtigungsstruktur aufgebaut, die auch intern den Zugriff von Unbefugten verhindert. Unternehmen sollten hier mit dem IT-Administrator sprechen, welche technische Lösung die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.
Wie greifen Mitarbeiter auf die Dateien zu?
Im direkten Zusammenhang mit der Frage nach dem Datenschutz steht die Frage nach dem Zugriff. Die größte Herausforderung für Business File Sharing ist es, Mitarbeitern den Zugriff auf Daten zu gewähren und unbefugten Dritten den Zugriff zu verwehren. Beim Zugriff über die Cloud und auf den Unternehmensserver wird in der Regel ein personalisierter Login vergeben, der direkt an die E-Mail-Adresse gekoppelt wird. Beim Datentransfer werden die Dateien personenbezogen – zumeist an eine E-Mail-Adresse – verschickt.
Wichtig ist hier, dass im Vorfeld geklärt wird, wie die Zugriffe verwaltet werden.
- Darf sich jeder Mitarbeiter selbst einen Account erstellen?
- Oder sollen die Berechtigungen zentral über einen Administrator vergeben werden?
- Ebenso muss im Vorfeld die Frage beantwortet werden, ob die Mitarbeiter mobiles File Sharing über Handys, Tablets und Laptops verwenden dürfen – und wenn ja, ob dies auch für private Geräte gilt.
Von Vorteil sind in diesem Fall Softwarelösungen, die auf Active-Directory-Basis funktionieren. Hier kann der Zugriff zentral verwaltet und gesteuert werden. Mitarbeiter müssen sich auch nicht einen zusätzlichen Login merken, sondern können einfach ihre normalen Daten verwenden.
Welche weiteren Funktionen bieten die Lösungen?
Viele Business File Sharing Lösungen bieten zusätzliche Funktionen über den eigentlichen Datentransfer hinaus an. Dazu gehören unter anderem:
- die Bearbeitung von Dokumenten direkt in Office 365 – beispielsweise über ein Add-On
- Outlook-Integrationen
- Datensychronisation sowie Datenüberwachung
- Einbindung eines benutzerdefinierten Kundenportals für den sicheren Dateiaustausch
- Branding-Lösungen mit der Verwendung von individuellen Firmenlogos, Anmeldebildschirmen und URLs
Glossar: Wichtige Begriffe im Business File Sharing schnell und einfach erklärt
- Business File Sharing
- Die gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb eines Unternehmens, um den Datenaustausch zwischen Mitarbeitern und externen Partnern zu erleichtern.
- Cloud-Storage
- Online-Speicherlösungen wie Google Drive oder OneDrive, die es ermöglichen, Dateien auf externen Servern zu speichern und abzurufen.
- VPN (Virtuelles Privates Netzwerk)
- Eine sichere Verbindung, die es ermöglicht, auf Unternehmensserver zuzugreifen, ohne dass Daten ungeschützt über das Internet übertragen werden.
- Active Directory
- Ein zentralisiertes System zur Verwaltung von Benutzerkonten, Berechtigungen und Zugriffskontrollen in einem Unternehmensnetzwerk.
- Synchronisation
- Der Prozess, bei dem Dateien über mehrere Geräte hinweg auf dem gleichen Stand gehalten werden.
- Zugriffsrechte
- Die Berechtigungen, die festlegen, welche Nutzer welche Dateien lesen, bearbeiten oder teilen dürfen.
Pro und Contra von Business File Sharing
| Pro | Contra |
|---|---|
| Effizienter Datenaustausch innerhalb des Unternehmens | Erhöhtes Sicherheitsrisiko bei Cloud-basierten Lösungen |
| Flexibilität durch Zugriff von überall | Datenschutzbedenken, insbesondere bei US-Servern |
| Integration mit bestehenden Office- und Workflow-Tools | Möglicher hoher administrativer Aufwand |
| Erleichtert die Zusammenarbeit mit externen Partnern | Abhängigkeit von Anbietern und deren Sicherheitsstandards |
Zusammenfassung der Tabelle: Business File Sharing bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere im Hinblick auf den effizienten Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Die Möglichkeit, von überall auf Dokumente zuzugreifen, steigert die Flexibilität der Belegschaft erheblich. Zudem erleichtert die Integration mit bestehenden Office- und Workflow-Tools die Zusammenarbeit und fördert die Produktivität. Insbesondere für die Kooperation mit externen Partnern ist eine gut strukturierte File-Sharing-Lösung von großem Nutzen.
Dennoch gibt es auch Herausforderungen. Cloud-basierte Lösungen bergen ein erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen, insbesondere wenn die Server sich außerhalb der EU befinden. Der Schutz sensibler Informationen kann eine große Hürde darstellen, da Unternehmen oft auf die Sicherheitsstandards der jeweiligen Anbieter angewiesen sind. Zudem kann die Verwaltung der Zugriffskontrollen und Berechtigungen mit erheblichem administrativen Aufwand verbunden sein. Die Abhängigkeit von externen Diensten erfordert zudem eine sorgfältige Auswahl der richtigen Plattform, um die Sicherheit und Integrität der Unternehmensdaten zu gewährleisten.
Unser Plädoyer für sicheres Business File Sharing
- Business File Sharing ist kein bloßes technisches Hilfsmittel – es ist das Rückgrat moderner, effizienter Unternehmen. Die Zusammenarbeit in der digitalen Welt erfordert flexible und skalierbare Lösungen, die den Austausch von Daten vereinfachen, ohne dabei die Kontrolle über sensible Informationen zu verlieren. Wer sich den Anforderungen der vernetzten Arbeitswelt verschließt, setzt seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern keine sichere Möglichkeit bieten, Dateien zu teilen, riskieren ineffiziente Arbeitsprozesse, Frustration und im schlimmsten Fall Datenverlust.
- Doch Sicherheit darf dabei nicht vernachlässigt werden! Es ist unerlässlich, dass Unternehmen in Lösungen investieren, die den höchsten Datenschutzstandards entsprechen und dennoch eine intuitive Nutzung ermöglichen. Die Zeit der Ausreden ist vorbei – es gibt sichere, leistungsfähige Alternativen zu unsicheren Cloud-Diensten. Wer sich nicht aktiv für eine gut durchdachte File-Sharing-Strategie entscheidet, gefährdet langfristig nicht nur die eigenen Unternehmensdaten, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern.
- Es ist an der Zeit, Business File Sharing als strategische Priorität zu behandeln. Datenschutz und Effizienz dürfen sich nicht ausschließen – sie müssen Hand in Hand gehen. Nur so kann modernes Arbeiten erfolgreich gestaltet werden!
Warum io:drive die perfekte Lösung für sicheres Business File Sharing ist
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Übrigens: Unsere io:drive-App von bellmatec bietet eine zuverlässige und sichere Lösung für das Business File Sharing. Wie? Indem sie mobilen Zugriff auf Unternehmensserver ermöglicht – ohne auf unsichere Cloud-Dienste oder VPNs angewiesen zu sein. Dank der nahtlosen Integration in bestehende IT-Strukturen bleiben Unternehmensdaten unter voller Kontrolle, während Mitarbeiter effizient und flexibel arbeiten können. Die verschlüsselte Verbindung sorgt für höchste Sicherheitsstandards, wodurch Datenschutzrisiken minimiert werden. Diese Lösung ist daher ideal für Unternehmen, die mobiles Arbeiten ermöglichen möchten, ohne dabei Kompromisse bei Sicherheit und Compliance einzugehen.
Externe Beratung zum Business File Sharing
Bevor Unternehmen den Austausch von Unternehmensdaten zulassen, sollten sie sich über Zugriffsberechtigungen, Datenschutz und Sicherheit Gedanken machen. Die gewählte Lösung muss nicht nur sicher, sondern auch für Mitarbeiter intuitiv und einfach handbar sein. Im Zweifel sollten sich Unternehmen Hilfe von außen holen und sich zu Möglichkeiten eines sicheren Datentransfers beraten lassen.
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Bilder: LEEROY Agency / Pixabay
