BYOD, COPE oder COBO – Welche Strategie ist die Richtige?

Kaum ein Unternehmen verzichtet im Alltag auf den Einsatz von Smartphones und Tablets. Mobile Gerät versprechen produktives Arbeiten auch außerhalb des Büros und können dank einer Vielzahl verfügbarer Applikationen für beinahe jede Tätigkeit eingesetzt werden. Für Unternehmen stellt diese Situation eine große Herausforderung dar: Soll eine große Investition getätigt werden, flächendeckend Geräte anzuschaffen, oder wird dem Mitarbeiter ermöglicht, seine privaten Geräte im Unternehmenskontext zu verwenden?

BYOD, COPE und COBO – Passende Lösungen

Passende Lösungen sind die drei typischen Methoden zur Gerätebereitstellung – BYOD (Bring your own device), COPE (Company owned personally enabled) sowie COBO (Company owned business only). Was hinter den einzelnen Strategien steht und ob diese überhaupt für das eigene Unternehmen geeignet sind, ist selten sofort ersichtlich.

Um die richtige Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, lassen sich die benannten Strategien in zwei grundlegende Entscheidungsbäume teilen. Als erstes sollte die Frage beantwortet werden, wie die Geräte beschafft werden sollen. Kauft das Unternehmen die Geräte oder sollen die Mitarbeiter ihre eigenen Smartphones und Tablets verwenden? Daran an schließt sich die Frage nach der privaten Nutzung.

Bring your own device: Private Geräte im Unternehmen

Wenn die Aufgabe der Gerätebeschaffung an den Mitarbeiter übergeben werden soll, so ist die Bring your own device Strategie die ideale Strategie. Hierbei wird das private Smartphone oder Tablet in die Unternehmens-IT eingebracht. Daraus folgen eine hohe Nutzerakzeptanz und eine geringe Onboarding-Hürde, denn der Mitarbeit kann mit einem vertrauten Gerät arbeiten. Für das Unternehmen entfällt die Anschaffung der teuren Geräte. Im Gegenzug ist es nicht unüblich, dass der Kauf oder der monatliche Vertrag subventioniert werden.

Die dringende Empfehlung bei BYOD-Szenarien ist der Einsatz einer Mobile Device Management oder Enterprise Mobility Management Lösung. Somit kann der Vermischung von privaten und geschäftlichen Daten vorgebeugt werden. Das Unternehmen verwaltet nur geschäftskritische Daten und Applikationen auf dem Gerät. Dies geschieht für gewöhnlich durch eine strikte Datentrennung. Der private Bereich ist davon gänzlich unberührt und der Nutzer kann hier ungehindert tätig sein.

Für den Administrator und die IT bringt diese Strategie ganz andere Herausforderungen mit sich. Sie tragen dafür Sorge, dass unternehmensrelevante Daten sicher auf dem Gerät verwendet werden können und nicht ungewollt abwandern. Da jeder Mitarbeiter das Gerät kauft und verwendet, was ihm am besten gefällt, bildet sich eine heterogene Umgebung. Diese ist aufwändiger in der Pflege und im Support als eine Umgebung mit wenigen unterschiedlichen Gerätetypen.

Dem Mitarbeiter selbst wird bei dieser Strategie einige Verantwortung übertragen. Nicht nur ist er in der Fürsorgepflicht für sein Gerät. Auch der Umgang mit sensiblen Daten muss ihm nähergebracht werden. Im Gegenzug sollte das Unternehmen offen mit den Befürchtungen der Mitarbeiter umgehen. Diese bestehen primär in der Frage, wieviel Einblick das Unternehmen auf die Daten im Gerät hat. Da außerdem keine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit gezogen werden kann, schließlich wird für beides dasselbe Gerät verwendet, muss auch hier die Kommunikation mit dem Mitarbeiter gesucht werden.

Insgesamt ist BYOD ein Trend, der in Deutschland etwas schwerer in Gang zu bekommen ist als beispielsweise in der USA. Während hier Studien belegen, dass ein Großteil der Unternehmen BYOD fördert und das dadurch ein signifikanter wirtschaftlicher sowie Produktivitätsgewinn zu verzeichnen ist, siegt im DACH-Bereich eher die Skepsis vor dieser Strategie.

Unternehmensgeräte privat genutzt? COPE vs. COBO

Aufgrund der oben genannten skeptischen Grundtöne ist es nicht verwunderlich, dass Konzepte der klassischen IT auf die mobile Arbeitswelt übertragen werden. Hierbei wird die Frage nach der Beschaffung der Geräte auf das Unternehmen übertragen. Während bei BYOD die private Nutzung essentieller Bestandteil der Vereinbarung war, ist die Frage bei Unternehmensgeräten essentiell.

Ein Company owned, business only Gerät (COBO) ist dabei die direkte Übertragung des klassischen Unternehmensgerätemodells auf Smartphones und Tablets. Das Unternehmen beschafft das Mobilgerät genauso wie klassische PCs und Laptop und stelle diese dem Mitarbeiter zur Verfügung. Eine private Nutzung ist hierbei ausgeschlossen. Dadurch entsteht eine homogene Gerätelandschaft, die sehr stark reglementiert und beschränkt ist. Das Unternehmen hat die volle Kontrolle und der Support ist einfach.

Die Akzeptanz beim Mitarbeiter ist allerdings eher gering. Schließlich wird der Einsatzbereich der oftmals teuren Geräte stark eingeschränkt. Aus diesem Grund wird die COBO-Strategie häufig um den Part der privaten Nutzung erweitert und so zur Company Owned, personally enabled (COPE) Strategie. Hierbei ist die private Nutzung gestattet. Im Gegenzug steigt die Akzeptanz unter den Mitarbeitern, denn im optimalen Fall muss kein weiteres, privates Gerät angeschafft werden.

Auch eine COPE- und COBO-Strategie setzt ein MDM- oder EMM-System voraus. Über diese Systeme werden die Geräte für den Unternehmenseinsatz vorbereitet und mit entsprechenden Richtlinien versehen. Unternehmensapplikationen können auf die Geräte gebracht und verwaltet werden. Bei COPE Geräten ist zusätzlich die Verwendung einer privaten ID für den Google Play Store oder den Apple App Store denkbar. Hierüber können dann zusätzliche private Applikationen installiert werden.

Die Steuerungsmöglichkeiten der Geräte sind in beiden Szenarien immens und es ist empfehlenswert, im Vorfeld eine ausführliche Strategie zu erstellen, was auf den Geräten erlaubt sein soll, welche Apps vorhanden sein dürfen und wie mit Backups und Datensicherungen umgegangen wird.

Auch wenn die Verantwortung für das Gerät und dessen Verwaltung beim Unternehmen liegt, hat insbesondere beim COPE-Ansatz auch der Mitarbeiter eine Fürsorgepflicht für seine privaten Applikationen und Daten. Vor allem im Falle eines Geräteverlustes kommt es manchmal zu Überraschungen, denn das Unternehmen wird das Gerät für gewöhnlich vollständig auf Werkseinstellungen zurücksetzen. Rücksichtnahme auf private Daten wie Bilder oder E-Mails kann dabei meistens nicht genommen werden.

Deshalb sollte auch bei diesen Strategien der Mitarbeiter im Vorfeld informiert und geschult werden. So ist sichergestellt, dass er die produktivitätssteigernden Vorteile des Smartphones oder Tablets optimal nutzen kann.

Der wichtigste Baustein: Der Nutzer

Alle vorgestellten Strategien können dabei helfen, mobile Geräte im Unternehmen zu etablieren. Ausgehend von den zwei Fragen der Gerätebeschaffung sowie der privaten Nutzung sollte die Strategie ausgewählt werden, die am besten zur Unternehmenskultur und den gestellten Ansprüchen passt. Erfahrungsgemäß wird im DACH-Raum eine COPE-Strategie angewandt. BYOD kommt als flächendeckende Maßnahme nur sehr selten zum Einsatz.

Bei der Wahl der Strategie sollte der wichtigste Baustein nicht vergessen werden – der Nutzer selbst. User Experience und Nutzerakzeptanz sind zwei wichtige Punkte. Ohne Akzeptanz verstaubt das teure Gerät im schlimmsten Fall in der Schreibtischschublade. Bei einer schlechten User Experience, bei der sich der Nutzer künstlich eingeengt oder überwacht fühlt, wird er alternative Wege suchen.

Somit muss es ein elementares Ziel jeder mobilen Strategie sein, den Mitarbeiter und dessen Bedürfnisse zu erkennen in das Konzept einfließen zu lassen. Dies kann durch Schulungen oder klare Richtlinien erfolgen. Außerdem ist Transparenz, beispielsweise über die einsehbaren Daten, wichtig.

Die Experten von bellmatec helfen Unternehmen, die passende Lösung für den Einsatz von Mobilgeräten zu finden. Gemeinsam wird eine Strategie entwickelt, welche die Effektivität im Unternehmen steigert, ohne dabei den Mitarbeiter aus dem Blick zu verlieren. Das Team unterstützt das Unternehmen dabei von der Erst-Analyse bis zur Umsetzung.