BYOD Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen

Bring your own device (BYOD) ist eine Praxis, die es Mitarbeitern erlaubt, ihre eigenen persönlichen Laptops, Smartphones, Tablets oder andere Geräte für die Arbeit zu nutzen. Dies ist ein wachsender Trend in vielen Unternehmen und ein vielversprechender Ansatz im Bereich von Enterprise Mobility. BYOD Vorteile stehen jedoch einige erhebliche Herausforderungen gegenüber, nicht zuletzt in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz.

BYOD Vorteile: Flexibilität und Mobilität

Eine wirksame BYOD-Richtlinie kann zu einer Reihe von Vorteilen führen:

• eine verbesserte Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter
• eine Steigerung der allgemeinen Arbeitsmoral
• eine höhere Arbeitseffizienz und Produktivitätssteigerung
• mehr Flexibilität und höhere Mobilität der Mitarbeiter
• eine größere Auswahl an Gerätetypen ermöglichen
• die Kosten für Hardware und Softwarelizenzen senken
• den Aufwand für das Gerätemanagement für unternehmenseigene Geräte reduzieren

Bei ordnungsgemäßer Nutzung und Sicherheitsvorkehrungen kann die Erlaubnis für Mitarbeiter, ihre eigenen Geräte für die Arbeit zu nutzen, für einige Unternehmen eine ideale Arbeitsplatzpolitik darstellen. Dabei müssen jedoch einige Dinge beachtet werden.

Datenschutz und Datensicherheit unter BYOD

Wenn ein für die Datenverarbeitung Verantwortlicher die Risiken für den Datenschutz von Anfang an berücksichtigt, hat er die Möglichkeit, den Datenschutz im Kern seiner Geschäftsaktivitäten zu verankern und die allgemeinen Standards zu erhöhen. Beispielsweise sollte er festlegen, welche Arten von personenbezogenen Daten auf bestimmten Geräten gespeichert werden können und welche nicht. So könnte die   verweigert oder auf Geräte mit einem hohen Verschlüsselungsgrad beschränkt werden.

Eine BYOD-Richtlinie und ein Implementierungsplan könnten auch zu einer besseren Trennung der Daten führen. So könnte ein Unternehmen beispielsweise Einschränkungen für bestimmte Internetseiten festlegen, auf die über das Unternehmensnetzwerk zugegriffen wird. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Datenlecks oder die unangemessene Nutzung von Unternehmenskommunikationssystemen. Das Unternehmen könnte dann ein Wi-Fi-Netzwerk einrichten, das vom Firmensystem getrennt ist, und den Mitarbeitern erlauben, sich mit ihren persönlichen Geräten mit diesem Netzwerk zu verbinden.

Wenn BYOD jedoch nicht vollständig verstanden und geregelt wird, kann es die Sicherheit der Unternehmensdaten und -systeme ernsthaft gefährden.

BYOD Risiken: Datenlecks und unbefugter Zugriff

BYOD wirft eine Reihe von datenschutzrechtlichen Bedenken auf und kann zu Schwachstellen in der Informationssicherheit führen. Denn das grundlegende Merkmal von BYOD ist, dass der Nutzer das Gerät besitzt, wartet und unterstützt. Das bedeutet, dass der für die IT-Abteilung deutlich weniger Kontrolle über das Gerät hat als über ein herkömmliches, vom Unternehmen bereitgestelltes Mobilgerät.

Die Sicherheit der Daten ist daher ein Hauptanliegen, da der für die Datenverarbeitung Verantwortliche möglicherweise eine große Anzahl und ein breites Spektrum von Geräten zu berücksichtigen hat. Daher müssen Unternehmen und IT-Abteilung beispielsweise beurteilen:

• welche Art von Daten gespeichert wird
• wo Daten gespeichert werden können
• wie sie übertragen werden
• Potenzial für Datenlecks
• Verwischung von persönlicher und geschäftlicher Nutzung
• die Sicherheitskapazitäten des Geräts
• was zu tun ist, wenn die Person, die das Gerät besitzt, aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet
• wie man mit Verlust, Diebstahl, Ausfall und Support eines Geräts umgeht.

Das Datenschutzgesetz (DSGVO) verlangt, dass der für die Datenverarbeitung Verantwortliche „die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen [hat], um bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.“

Beispiele für Risiken, die durch die Nutzung privater Geräte entstehen können:

• Absichtlich oder versehentlich könnten private Informationen von ungeschützten und nicht verwalteten Geräten durchsickern.
• Persönliche Geräte verfügen möglicherweise nicht über Datenverschlüsselungsfunktionen oder können verloren gehen oder gestohlen werden, was das Risiko eines Datenverlusts oder einer Offenlegung erhöht.
• Persönliche Geräte können bösartige Apps oder Malware enthalten oder anfälliger für Angriffe durch Online-Bedrohungen sein. Die Verantwortung für die Verwaltung von Passwörtern, Viren- und Malwareschutz, Sicherheitspatches und anderen Sicherheitsmaßnahmen liegt beim Eigentümer des Geräts, was bedeutet, dass Sie wenig bis gar keine Kontrolle über die Absicherung des Geräts haben.Die Speicherung von geschäftlichen und persönlichen Daten auf demselben Gerät kann eine Herausforderung darstellen. Sie müssen auch die Sicherheit der Daten berücksichtigen, sobald sie auf dem Gerät gespeichert sind.
• Möglicherweise müssen Sie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur und den technischen Support anpassen, um sie BYOD-konform zu machen, und zwar für alle Geräte und Anwendungen, die Ihre Mitarbeiter nutzen werden.

Was ist bei der Einführung von BYOD zu beachten?

Die spezifischen Risiken, auf die eine BYOD-Richtlinie abzielt, sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die Berücksichtigung einiger grundlegender Punkte kann jedoch dazu beitragen, dass die mit BYOD verbundenen Risiken angemessen gehandhabt werden.

Der Ausgangspunkt sollte die Prüfung der Arten von personenbezogenen Daten sein, die im Unternehmen verarbeitet werden. Außerdem sollten die Geräte, einschließlich ihrer Eigentümer, die zur Speicherung dieser Daten verwendet werden, überprüft werden. Eine wichtige Frage, die es zu berücksichtigen gilt, ist, welche personenbezogenen Daten auf einem persönlichen Gerät (d. h. einem Gerät, das einem Mitarbeiter gehört) verarbeitet werden können und welche in einer restriktiveren Umgebung gespeichert werden müssen.

IT-Abteilungen müssen ebenfalls bedenken, ob die Nutzung der eigenen Geräte durch die Mitarbeiter dazu führt, dass der Arbeitgeber am Ende unternehmensfremde Daten über den Besitzer des Geräts und möglicherweise andere Personen, die das Gerät nutzen, wie z. B. Familienmitglieder, verarbeitet. In diesem Zusammenhang ist es unerlässlich zu prüfen, ob die eingerichteten Kontrollen für die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten angemessen sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Frage, welche Auswirkungen eine Umstellung auf BYOD auf Dienste hätte, die Sie mit anderen Unternehmen teilen, und ob dies gegen bestehende Vereinbarungen verstoßen würde. Denn BYOD darf keine Schwachstellen in bestehende sichere Umgebungen einführen.

Bilder: LinkedIn Sales Navigator / Unsplash (oben), Andreas Breitling / Pixabay