Gerade in den vergangenen Wochen hat Home-Office einen ziemlich Aufschwung erhalten. Wurde die Heimarbeit in vielen Unternehmen mit Skepsis betrachtet, konnten sich viele Firmen angesichts der Corona-Krise nicht mehr dagegen verwehren. Dabei bietet das Arbeiten von Zuhause enorme Vorteile und Flexibilität. Es gibt Mitarbeitern die Möglichkeit einen eigenen Zeitplan, ganz flexibel an den individuellen Bedürfnissen anzupassen. Dadurch und dem effektivem Einsatz von mobilen Lösungen wird der Mitarbeiter produktiver und arbeitet effizienter.
Um im Home-Office erfolgreich zu sein, muss jedoch ein Büro-Arbeitsplatz geschaffen werden, welches die Effizienz in einer nicht traditionellen Arbeitsumgebung fördert. Hierfür werden verschiedene Hard- und Software-Lösungen benötigt, um zum einen den Zugriff auf Unternehmensdokumente zu ermöglichen und zum anderen die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten zu erlauben.
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Was bedeutet Home-Office?
Im klassischen Sinne bedeutet Home-Office ganz einfach Heimarbeit. Damit wurden früher eher Strick-, Näh- oder Bügelarbeiten der Frauen bezeichnet. Diese Handarbeiten haben die Frauen im Auftrag anderer von Zuhause aus erledigten. Aufgrund zahlreicher technologischer Entwicklungen hat das neue Arbeiten von Zuhause als Home-Office jedoch Einzug in moderne Unternehmen aller Branchen gehalten.
Einfach von Zuhause zu arbeiten ist jedoch selten so effektiv wie die Arbeit in einem Büro. Um die heimischen vier Wände tatsächlich auch produktiv als „Office“ nutzen zu können, gilt es bestimmte Faktoren zu beachten.
Wie richte ich einen Home-Office-Arbeitsplatz ein?
Was für einen Home-Office-Arbeitsplatz benötigt wird, hängt von der Art der Arbeit ab. Wenn Mitarbeiter Telearbeit leisten, gibt es möglicherweise besondere Anforderungen an Soft- und Hardware. So kann unter anderem der Zugang zu einem bestimmten Kundenmanagement-Programm, ein Headset oder eine Umleitung der Telefonnummer benötigt werden. In anderen Fällen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter auf Unternehmensdaten zugreifen, die aus Sicherheits- und Datenschutzgründen die Unternehmensinfrastruktur eigentlich nicht verlassen dürfen.
Unternehmen und Mitarbeiter sollten in Zusammenarbeit mit den IT-Abteilungen also im Vorfeld klären, welche Soft- und Hardware benötigt wird und welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen. Dabei gibt es einige Standart-Anforderungen, die erfüllt sein sollten:
- Es mag banal klingen, aber ein Internetanschluss sollte vorhanden sein und mindestens über eine Leitung von 10 MBit/s verfügen. Dabei ist es wichtig, auch andere Internet-Nutzer mit einzubeziehen, denn die Internetbandbreite teilt sich auf alle Geräte im Netzwerk auf. Zum Beispiel benötigen auch Streaming-Diensten wie Netflix, Prime und Co. Bandbreite und können bei einer zu geringen Leitung Probleme mit der Verbindung von anderen Teilnehmern verursachen.
- Je nachdem in welchen Bereichen gearbeitet wird, werden auch zusätzliche Hardware wie Grafiktablets, Headset oder ein Mikrofon benötigt. Zudem kann eine Kamera, beispielsweise für (Video)Konferenzen, erforderlich sein. Die Arbeit am heimischen Computer wird zudem von einem ausreichend großen Bildschirm vereinfacht.
- Der Zugriff auf die Unternehmensdaten sollte geregelt werden. Wie werden die benötigten Daten unter den Mitarbeitern verteilt? Hier sollte die IT-Abteilung eine einheitliche Filesharing-Lösung für alle Mitarbeiter finden.
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Softwarelösungen für die Arbeit von Zuhause
Es gibt unterschiedliche Lösungen, die Arbeiten außerhalb des geschützten Unternehmensnetzwerks zu ermöglichen. So kann unter anderem eine sichere Verbindung via VPN zum Firmennetzwerk erstellt und so auf Dateien, E-Mails und Programm des Unternehmens zugegriffen werden.
Eine Alternative zur normalen VPN-Verbindung bieten auch verschiedene Apps wie io:drive von bellmatec. Mit dieser Applikation ist es möglich, ohne VPN sicher auf Unternehmensdaten zu zugreifen und diese direkt auf dem Server zu bearbeiten und abzuspeichern.
Erhöhte Produktivität durch Home Office
Diverse Untersuchungen zeigen, dass Home Office zu produktiveren und zufriedeneren Mitarbeitern führt. So werden unter anderem Stress und Kosten für die Mitarbeiter reduziert, wenn diese keine langen Pendelwege in Kauf nehmen müssen. Dabei hängt die Produktivität eines Mitarbeiters zum größten Teil von funktionierender Hardware ab. Auch hier sollte im Home Office darauf geachtet werden, dass die Mindestanforderungen, die vor allem durch die Nutzung der Software definiert sind, erfüllt werden.
Neben der flexiblen Einteilung der Arbeitszeiten ist der größte Vorteil der Heimarbeit vermutlich die ruhigere Arbeitsumgebung, die ein konzentrierteres und somit effizienteres Arbeiten ermöglicht. Ein niedrigerer Geräuschpegel und weniger Ablenkungen tragen zu einer entspannteren Arbeitsatmosphäre bei. Das wiederum steigert die Produktivität.
Vorteile und Gefahren flexible Arbeitszeiten im Home-Office
Gerade die Flexibilität in den Arbeitszeiten ist ein großer Vorteil sowohl in der derzeitigen Corona-Krise als auch im Allgemeinen. Mitarbeiter können sich ihre Arbeitszeit so eintakten wie es die private Familien- und Lebenssituation ermöglicht. Dies verlangt jedoch von Führungskräften und Abteilungsleitern spezielles Feingefühl. Für Führungskräfte ist es wichtig, die einzelnen familiären Hintergründe zu kennen – denn viele Mitarbeiter müssen nicht nur das Home-Office koordinieren, sondern sind auch noch für das Home Schooling der Kinder verantwortlich.
Dennoch ist es ratsam, arbeitsrechtliche Regelungen nicht außer Acht zu lassen und Arbeitszeiten im Vorfeld klar zu definieren. Dies gewährleistet zum einen eine nachvollziehbare Dokumentation der erledigten Arbeit sowie die Erreichbarkeit des Einzelnen.
Herausforderungen der Arbeit von Zuhause
Gerade für Unternehmen, in denen Home-Office schnell eingerichtet werden musste, besteht die große Gefahr auch in eben jener Flexibilität. Durch die Nutzung von privaten Rechnern, Laptops und Handy kann die selbstauferlegte Pflicht entstehen, ständig an die arbeitszentrierten mobilen Geräte gebunden zu sein. Home-Office-Mitarbeiter könnten sich gezwungen fühlen, auf Freizeit und Erholung zu verzichten, weil sie ständig verfügbar sind. Der Griff zum Smartphone oder der Blick in die E-Mails auf dem eigenen Rechner sind einfach, selbst beim abendlichen Fernsehen oder kurz vor dem Schlafen gehen.
Auf der anderen Seite können sich Arbeitgeber und Kollegen frei fühlen, die Home-Office-Mitarbeiter zu jeder Zeit zu kontaktieren. Und dies auch zu Zeiten, in denen der Mitarbeiter eigentlich nicht arbeiten sollte – im Feierabend oder bei Krankheit. Gerade wenn Arbeit und Privatleben in den gleichen Räumlichkeiten zusammenfließen, besteht ein hohes Risiko, dass die klare Trennung der beiden Bereiche aufgehoben wird.
Wichtig ist es, dass alle Seiten also sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer klare Grenzen ziehen. Ein Variante, um Home-Office auch über die derzeitige Krise hinaus als Arbeitsmodell zu erhalten, ist die Nutzung von unternehmenseigenen Mobilgeräten, auch COPE-Konzept genannt. Das Arbeitsgerät kann somit Feierabend gänzlich abgeschaltet werden, ohne privat offline gehen zu müssen.
Chancen für die Zukunft
Obwohl aus der Not heraus geboren, könnte das Arbeitsmodell “Home-Office” nun endgültig Einzug in die moderne Arbeitswelt helfen. Die Chance ist groß, dass dies die Effizienz und Produktivität von Unternehmen auf Dauer erhöht – sofern technologische und arbeitsrechtliche Schritte von vornherein genau geplant und umgesetzt werden. So kann Home-Office von der Notlösung zur Zukunft werden.
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Bilder: Picography / Pixabay, Andrea Piacquadio und cottonbro /Pexels