Vom Handy drucken: Herausforderungen und Lösungen für Unternehmen

In der heutigen Zeit ist das Smartphone ein unverzichtbares Arbeitsmittel geworden. Wir nutzen es nicht nur, um E-Mails zu schreiben, Dokumente zu bearbeiten oder Bilder zu speichern, sondern auch, um diese Inhalte direkt zu drucken. Während dies für Privatanwender meist unkompliziert ist, stoßen Unternehmen beim mobilen Drucken oft auf zahlreiche Hindernisse. Dieser Beitrag beleuchtet die Herausforderungen des mobilen Druckens in Unternehmen und zeigt, wie moderne Lösungen wie io:print von bellmatec dabei helfen, diese zu überwinden.

Druckerversionen ab Werk nur für Endkunden konzipiert

Die meisten Hersteller bieten individuelle App-Lösungen für das mobile Drucken an. Diese Apps sind jedoch in erster Linie auf ihre eigenen Druckermodelle zugeschnitten und somit stark herstellerabhängig. Für Privatanwender mag dies eine praktische Lösung sein, aber für Unternehmen stellt dies ein Problem dar. Der Hauptnachteil: Unternehmen sind gezwungen, sich auf einen Druckerhersteller festzulegen. Dies schränkt die Flexibilität erheblich ein, vor allem, wenn in einem Unternehmen Drucker verschiedener Hersteller verwendet werden oder ältere Modelle weiterhin in Betrieb sind.

Zusätzlich steht die Verbindung zwischen Mobilgeräten und Druckern in Unternehmen oft vor einem großen Problem: Die Netzwerke. In vielen Fällen befinden sich Drucker und mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets in verschiedenen Netzwerken, wodurch eine direkte Verbindung nicht möglich ist. Einige Unternehmen verwenden daher umständliche Workarounds wie „print-2-mail“. Dabei wird eine E-Mail mit dem zu druckenden Anhang an eine spezielle E-Mail-Adresse (z.B. „Drucken@mycompany.com“) gesendet, die dann den Druckvorgang auslöst. Dies ist jedoch nicht nur umständlich, sondern auch zeitaufwendig und wenig benutzerfreundlich.

Voraussetzungen für das Drucken vom Handy

Damit das mobile Drucken überhaupt funktioniert, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hier sind die wichtigsten Punkte:

1. WLAN-fähiger Drucker: Damit ein Drucker mit einem Smartphone kommunizieren kann, muss er über eine WLAN-Verbindung verfügen. WLAN-Drucker sind heutzutage weit verbreitet, aber es gibt nach wie vor viele ältere Modelle, die nur über Kabel oder Bluetooth angesteuert werden können.
2. Kompatible Apps und Drucker: Hersteller bieten eigene Druck-Apps an, die jedoch oft nur mit den Geräten der jeweiligen Marke funktionieren. Ein HP-Drucker lässt sich beispielsweise nur mit der HP Smart App ansteuern, während Epson die Epson iPrint App anbietet. Diese herstellerspezifischen Lösungen schränken Unternehmen stark ein, die mehrere Druckermarken verwenden.
3. Betriebssystem-Anforderungen: Auch das Betriebssystem des Smartphones spielt eine wichtige Rolle. Android unterstützt die Druckfunktion erst ab Version 4.4 (KitKat), und selbst dann müssen sowohl der Drucker als auch die App über die Funktion „Android Print“ verfügen. Bei Apple-Geräten ist die AirPrint-Funktion notwendig, um einen reibungslosen Druckprozess zu gewährleisten. Auch hier müssen Smartphone und Drucker kompatibel sein.
4. Umständliche Einrichtung: Die Installation und Einrichtung der Drucker ist oft kompliziert. Viele Drucker müssen zunächst über einen PC im Netzwerk eingerichtet werden, bevor sie vom Handy aus genutzt werden können. Für Unternehmen, die auf einfache und schnelle Lösungen angewiesen sind, ist dies ein erheblicher Nachteil. Besonders schwierig wird es, wenn die Drucklösungen in bestehende Mobile Device Management (MDM)-Systeme integriert werden sollen. MDM-Systeme dienen der Verwaltung von mobilen Geräten in Unternehmen, doch herstellerspezifische Drucklösungen lassen sich hier nur schwer integrieren, was den Zugriff für alle Mitarbeiter einschränkt.

Die Lösung: Einfach vom Handy drucken mit io:print

Um diese Hindernisse zu überwinden, hat das Team von bellmatec die io:print-App entwickelt. Diese Lösung richtet sich gezielt an Unternehmen und bietet eine flexible, herstellerunabhängige Möglichkeit, von jedem Smartphone oder Tablet aus auf jeden Unternehmensdrucker zuzugreifen. Hier sind die wichtigsten Vorteile der io:print-App:

Unabhängig vom Druckerhersteller

Im Gegensatz zu herstellerspezifischen Apps funktioniert io:print mit Druckern aller Hersteller. Unternehmen können ihre vorhandenen Geräte weiterhin nutzen, unabhängig davon, ob sie von HP, Epson, Canon oder Brother stammen. Das bedeutet, dass es keine Notwendigkeit gibt, auf teure neue Hardware umzusteigen oder sich auf einen bestimmten Hersteller zu beschränken.

Einfache Integration

Die io:print ist benutzerfreundlich und lässt sich leicht in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Unternehmen können die App schnell einrichten, ohne dabei komplizierte Installationsprozesse durchlaufen zu müssen. Außerdem ist es möglich, bereits vorhandene Berechtigungen und Druckerfreigaben direkt zu übernehmen, sodass Mitarbeiter sofort loslegen können, ohne dass zusätzliche Sicherheits- oder Berechtigungsprobleme auftreten.

Sicheres Drucken mit Follow-Me Printing

Eine weitere wichtige Funktion der io:print ist das sogenannte Follow-Me Printing. Dabei handelt es sich um eine Druckfunktion, bei der der Druckauftrag erst dann ausgeführt wird, wenn der Benutzer am Drucker authentifiziert wurde. Dies stellt sicher, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten. Follow-Me Printing ist besonders nützlich für Vertriebsmitarbeiter, die unterwegs arbeiten und sensible Dokumente drucken müssen. Sie können den Druckauftrag abschicken und das Dokument dann zu einem späteren Zeitpunkt abholen, wenn sie sich am Drucker identifizieren.

Kein zusätzlicher Software- oder App-Wechsel

Ein weiterer großer Vorteil von io:print ist, dass keine zusätzlichen Softwarelösungen oder Apps installiert werden müssen. Die Druckfunktion ist direkt im Betriebssystem integriert, sodass der Druckvorgang so einfach wie möglich bleibt. Mitarbeiter können direkt aus ihren üblichen Arbeitsanwendungen heraus drucken, ohne erst eine spezielle Druck-App öffnen zu müssen.

Flexibilität für mobile Mitarbeiter

Für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig unterwegs sind, bietet io:print eine echte Erleichterung. Vertriebsmitarbeiter können beispielsweise direkt nach einem Kundentermin wichtige Dokumente wie Verträge oder Präsentationen ausdrucken, ohne dafür ins Büro zurückkehren zu müssen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch den Kundenservice und die Reaktionsgeschwindigkeit.

io:print – Eine flexible und sichere Drucklösung für Unternehmen

Das mobile Drucken vom Smartphone ist für Privatanwender mittlerweile recht einfach geworden, stellt Unternehmen jedoch vor größere Herausforderungen. Hersteller-spezifische Drucklösungen schränken die Flexibilität ein, komplizierte Netzwerkanforderungen machen den Zugriff auf Drucker schwierig und die Integration in Unternehmensnetzwerke oder MDM-Systeme ist oft problematisch.

Mit der io:print bietet bellmatec eine Lösung, die diese Hindernisse überwindet. Io:print ermöglicht es Unternehmen, von jedem mobilen Gerät aus auf jeden Drucker im Unternehmen zuzugreifen – unabhängig vom Hersteller oder Modell. Zudem bietet die App eine sichere Drucklösung durch Follow-Me Printing, sodass auch vertrauliche Informationen geschützt bleiben.

Für Unternehmen, die ihre Druckinfrastruktur modernisieren und eine flexible, benutzerfreundliche Lösung für das mobile Drucken implementieren möchten, ist io:print die ideale Wahl. Das Team von bellmatec steht gerne zur Verfügung, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen zu entwickeln und Ihnen bei der Integration zu helfen.