Unser Arbeitsumfeld verändert sich kontinuierlich. Unternehmen haben erkannt, dass über die Gestaltung des – virtuellen – Arbeitsplatzes nachgedacht werden muss. Dies hat zu einem neuen Bedürfnis geführt: dem Wunsch nach effektiver, standortunabhängiger Kollaboration. Microsoft Teams (auch: MS Teams) scheint für viele Unternehmen die ideale Lösung zu sein, um die Vision einer besseren Zusammenarbeit und Vernetzung zu ermöglichen. Der Fokus steht hier klar auf der effektiven Zusammenarbeit.
MS Teams – Der Accelerator in die Cloud?
Viele Unternehmen scheuten bisher den Schritt in die Cloud. Die aktuelle Situation ist aber ideal für eine Reevaluierung eines cloudbasierten Kollaborationswerkzeuges. Microsoft hat bereits im November Teams als neues Tool zu seiner bereits weit ausgebauten Office 365 Suite hinzugefügt. MS Teams bietet dabei die folgenden Funktionen:
- Audio/Video und Chatbasierte Kommunikation
- Kommunikation und Datenaustausch über eine einheitliche Plattform
- Integration von anderen MS Cloud Diensten
- Umfangreiche Governance und Sicherheitseinstellungen
Dabei nimmt MS Teams eine wichtige Vermittlerrolle innerhalb der O365-Produktfamilie ein.
Es ersetzt als Kommunikationstool das bisherige Skype und integriert sich optional in den vorhandenen Exchange-Server. Gleichzeitig stellt das den zentralen Hub für die effektive Zusammenarbeit dar, denn es bietet Zugriff auf One Drive for Business und SharePoint Inhalte und ermöglicht dank einer integrierten Office Online-Unterstützung auch das gemeinsame Bearbeiten aller gängigen Office-Dateiformate, ohne dass die Applikation verlassen werden muss. MS Teams lässt sich darüber hinaus mit unzähligen Erweiterungen und AddOns bestücken, so dass beispielsweise auch Aufgabenverwaltungen durch die Integration von Planner zentral erfolgen können.
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Eine Plattform für die Teams von heute
Unternehmen verändern in der letzten Zeit ihre Organisationsstrukturen immens. Flache Hierarchien, themenbezogene Projektteams und ein offener schneller Kommunikationsfluss sind wichtiger als bisher und werden aktiv verfolgt. An diesem Punkt setzt Teams mit seinem strukturellen Aufbau an.
Ein Team ermöglicht die Abbildung einer thematischen oder organisatorischen Einheit des Unternehmens. Unterschiedliche Teams können privat und öffentlich sein, was sich auf die Auffindbarkeit in der Suche sowie die Mitgliederverwaltung auswirkt. Innerhalb eines Teams werden Kanäle eröffnet. Wenn ein Team also einer unternehmerischen Einheit entspricht, so sind Kanäle Themengebiete innerhalb einer solchen Einheit. Alle Kanäle bieten die Möglichkeit, miteinander schriftlich zu kommunizieren oder Dateien auszutauschen. Auch andere Tools wie Planner zur Aufgabenverwaltung oder Umfragetools können in Kanäle direkt eingebunden werden.
Mithilfe dieser Tolls werden Informationen übersichtlich arrangiert und mit zusätzlichen Daten angereichert. Selbstverständlich ist es ebenfalls möglich unternehmensfremde Personen als Gäste einzuladen und so in die tägliche Arbeit zu involvieren.
Mobiles Arbeiten mit Microsoft Teams
Neben Teams und Kanälen sind auch direkte eins-zu-eins Gespräche sowie Meetings durchführbar, die mit Audio- und Videounterstützung möglich sind. Auch hier können Meetinginformationen direkt abgelegt und gemeinsam bearbeitet werden.
Und da modernes Arbeiten standortunabhängig sein soll, werden auch Smartphones und Tablets in die MS-Teams-Umgebung integriert. MS Teams ist für iOS und Android verfügbar und kann über eine Web Applikation im Browser jedes anderen Gerätes verwendet werden. Somit haben Mitarbeiter auch unterwegs stets die Möglichkeit, an Gesprächen und Schriftform oder per Audio und Video teilzunehmen. Auch der mobile Zugriff und sogar das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist möglich.
Datenschutz und Sicherheit in MS Teams
Wann immer sensible Daten internen und externen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, spielt das Thema Datenschutz und Sicherheit eine große Rolle. Gerade Microsoft als globaler Konzern, hat hier in den vergangenen Jahren im Bereich Datenschutz nachbessern müssen. Die Microsoft Cloud wird von Datenschützern kritisch betrachtet und der teilweise unklare Umgang mit gesammelten und weitergegebenen Nutzerdaten schwebt ständig über der Lösung.
Dennoch ist Microsoft bemüht, den Bedürfnissen des Datenschutzes sowie der Datensicherheit gerecht zu werden und den Umgang mit Nutzerdaten transparenter zu gestalten. MS Teams und MS365 erfüllen die Compliance-Standards wie ISO 27001 und HIPPA, SOC 2 und die EU-Musterklauseln.
Und auch für Unternehmen bietet Microsoft unzählige Sicherheitseinstellungen, die im Rahmen einer technischen Einführung betrachtet werden sollen. Neben der Absicherung von Gäste- und Mitarbeiteraccounts gehört dazu auch der Umgang mit Dokumenten und sonstigen Daten. Außerdem können umfangreiche Aufbewahrungsrichtlinien konfiguriert werden sowie Sicherheitslevel für Dokumente eingestellt werden.
Für eine umfassende Betrachtung der Sicherheitseinstellungen oder Microsoft Teams Schulungen stehen Ihnen die Experten von bellmatec zur Verfügung.
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Bilder: Mika Baumeister / Unsplash, Microsoft