Microsoft 365 ist eigentlich alles, was man in einem gut funktionierenden Büro braucht. Von Tabellenkalkulation über Textverarbeitung und Kalender bis hin zu E-Mail ist in dem Paket alles enthalten. Oder doch nicht? Tatsächlich hapert es bei Microsoft 365 am wichtigsten Punkt überhaupt: Wie sieht es mit Backups aus?
Daten sichern – aber sicher!
Früher, als Daten noch lokal verarbeitet wurden, haben wir das alle mal gelernt. Jede einzelne Datei wird erstens alle paar Minuten gespeichert (manuell) und zweitens auf wenigstens zwei, besser drei unabhängigen Speichermedien abgelegt. Das waren in der Regel Festplatte, externe Festplatte (oder virtuelle externe Festplatte, also Partitionen) plus Diskette oder CD-ROM. Aber wer macht das heute noch?
Meistens wird alles einfach einmal irgendwo abgelegt, und das ist alles. Wenige Daten sind lokal gespeichert. Das ist auch in Ordnung, denn flexibles Arbeiten an jedem Ort mit jedem beliebigen Endgerät erfordert Cloud-Lösungen. Schließlich ist die Software selbst ja auch in der Cloud und nicht mehr lokal.
Was macht Microsoft 365?
Microsoft 365 bietet durchaus Backups an – aber die sehen anders aus als das, was wir alle mal als gutes Verhalten gelernt haben. Die meisten Menschen befassen sich gar nicht damit, wie die Backups aussehen und wie sie wiederhergestellt werden. Wie genau hat Microsoft die Standardmöglichkeiten gestaltet?
Zuerst einmal wirbt Microsoft mit redundanter Datenhaltung, die hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit garantieren soll. Papierkörbe gibt es in SharePoint und in Exchange. Die Dateien können versioniert werden. Und es ist möglich, ganze SiteCollections am Ursprungsort wiederherzustellen. Aber das ist eine aufwendige Sache, denn dieser Vorgang kann einige Tage in Anspruch nehmen. Außerdem gehen dabei Daten verloren, weil sie überschrieben werden.
Wichtig zu wissen: Jede Form von Datensicherung wird von Microsoft innerhalb des eigenen Systems erstellt.
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Dann rufen Sie uns an unter +49 (0) 152 540 269 89 oder Schreiben Sie uns!
Horrorszenarien
Eine im gleichen System erstellte Sicherung der Daten ist besser als gar keine Sicherung. Aber „im gleichen System“ bedeutet in diesem Fall, dass die Daten und Einstellungen eben nicht wirklich sicher sind. Solche Backups sind unnütz
- wenn Daten aufgrund einer Benutzermanipulation verlorengehen. Heißt: Versehentliches oder vorsätzliches Löschen ist jederzeit möglich!
- wenn Daten korrupt, also nicht mehr lesbar sind.
- wenn Malware unter den Daten wütet. Ransomware verändert oder löscht Daten!
- bei Problemen mit der Synchronisation. Denn natürlich kann in dieser Situation auch kein Backup erstellt werden.
- wenn einzelne Dokumente zurückgeholt werden sollen, die nicht mehr im Papierkorb liegen.
Das sind im Großen und Ganzen die Szenarien, die uns früher dazu bewogen haben, alles noch einmal auf einer externen Festplatte (die weitestgehend isoliert war) zu sichern.
Anders formuliert: Microsoft 365 ist so konzipiert, dass Sie keine Verluste durch Ausfälle des Rechenzentrums von Microsoft haben. Das Unternehmen schützt Sie nicht vor Datenverlusten, die aus anderen Gründen vorkommen können.
Cloudbasierte Third Party Backups als mögliche Lösung
Homeoffice, flexibles Arbeiten, Remote-Work und globale Vernetzung quer durch alle Branchen machen es nötig, dass auch Backups immer und von überall aus verfügbar sind. Lokal gespeicherte Backups leisten das in der Regel nicht.
Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter, die cloudbasierte Lösungen zu ihrem Geschäftsmodell erklärt haben. Und hier wird es etwas komplizierter: Es gibt nicht nur eine Möglichkeit, Backups in einer Third Party Cloud zu erstellen, sondern mehrere. Welche Möglichkeit die Passende ist, hängt von Ihren Ansprüchen ab:
- Für welche Tools wollen Sie die Backups erstellen (SharePoint Online, OneDrive, Teams etc.)?
- Um wie viele User geht es?
- Wo genau (Ort) sollen die Backups gesichert sein?
- Wie lange in die Vergangenheit sollen Backups wiederhergestellt werden können?
- Mit oder ohne Monitoring?
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Welche Möglichkeiten gibt es?
Eine Möglichkeit ist ein Cloud-to-Cloud-Backup. Dabei werden alle Microsoft 365 Daten automatisch regelmäßig in einer Third Party Cloud gesichert, Sie benötigen also überhaupt keine lokale Infrastruktur. Die Microsoft-365-Experten von bellmatec nutzen für solche Cloud-to-Cloud Backups Lösungen wie die von AvePoint.
Eine weitere Möglichkeit ist ein Cloud-to-OnPrem-Backup. Dabei werden die Microsoft 365 Daten in der lokalen Infrastruktur gesichert, Sie installieren die Software also lokal und konfigurieren das Ganze nach Gusto. Die Backups können in die bestehende lokale Datensicherung integriert werden.
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Eine bessere oder schlechtere Lösung gibt es in diesem Fall nicht, es sind einfach unterschiedliche Wege für verschiedene Ansprüche. Beide führen zum Ziel. Aber ohne einen IT-Dienstleister geht es nicht. Lassen Sie sich also beraten und nehmen Sie den Service in Anspruch – immerhin geht es um die Sicherheit Ihrer Daten und Systeme. Und da Sie als Unternehmen nicht alleine dastehen, geht es auch um die Datensicherheit Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und Ihrer Geschäftspartner.
Bilder: rawpixel / freepik
