Aufbewahrung unter Office 365

Bei der Verwendung eines Cloud-Dienstes wie Office 365 spielen die Themen Sicherheit und Compliance bereits während der Konzeption aber auch im Betrieb eine wichtige Rolle. Nicht nur die Datensicherheit sowie der Datenschutz sind dabei entscheidend. Auch gesetzliche Vorgaben müssen dabei berücksichtig werden – beispielsweise hinsichtlich der Aufbewahrung von unternehmensrelevanten Dokumenten. Office 365 ermöglicht die Einhaltung dieser gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien.

Was bedeutet Aufbewahrung?

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Geschäftsunterlagen aufzubewahren, um diese beispielsweise bei einer Betriebsprüfung vorlegen zu können. Daraus ergibt sich eine Aufbewahrungspflicht.

Unter Aufbewahrungspflicht wird die Rechtspflicht verstanden, bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufzubewahren, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Die gesetzlichen Grundlagen für Deutschland finden sich in § 257 HGB, § 147 AO sowie § 14b UStG.
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Eine sofortige Vernichtung der Unterlagen würde eine nachteilig wirkende Beweisnot nach sich ziehen und um Falle von Rechtsstreitigkeiten zu großen unternehmerischen Problemen führen.

Physisch vorliegende Dokumente können meist problemlos abgeheftet und aufbewahrt werden. Digitale Informationen werden oftmals auf externen Festplatten oder in Rechenzentren aufbewahrt. Wird jedoch eine Cloud-Lösung verwendet, ist der direkte Zugriff auf die darunterliegende Hardware oft nicht möglich. Kann eine versehentlich gelöschte Datei auf einer lokalen Festplatte oft wiederhergestellt werden, sind Daten in der Cloud nach dem Löschen unwiederbringlich verloren.

Microsoft stellt Unternehmen in Office 365 eine Vielzahl an mächtigen Werkzeugen bereit, um geltende Aufbewahrungsrichtlinien auch in der Cloud einhalten zu können.

Aufbewahrungskonzepte in Office 365

Um zu verstehen, wie Aufbewahrungsrichtlinien bei der Einhaltung gesetzlicher Rechtlinien helfen können, muss an dieser Stelle das Löschkonzept in Office 365 erklärt werden.

 

Ein zweistufiges Löschkonzept sorgt dafür, dass Dokumente nicht sofort vom Benutzer gelöscht werden können. Stattdessen werden die Inhalte in einem Papierkorb gespeichert, aus dem der Benutzer versehentlich gelöschte Dokumente wiederherstellen kann. Nach einer festgelegten Frist oder bei einem leeren des ersten Papierkorbs wandern die Daten in den endgültigen Papierkorb, auf den nur noch der Administrator Zugriff hat.

Mit Aktivierung der Aufbewahrungsrichtlinien ändert sich dieses Verhalten jedoch. Hierzu wird ein Aufbewahrungszeitraum definiert. Dieser kann zeitlich unbegrenzt sein oder nur bestimmte Tage, Monate oder Jahre umfassen. Außerdem kann die Zählweise gewählt werden, das heißt, soll das Erstellungsdatum des Dokumentes zählen oder soll jede Änderung am Inhalt als Ausgangsdatum verwendet werden.

Sobald dies geklärt ist, muss aus zwei Aktionen ausgewählt werden:

Aufbewahren

Wird das Dokument innerhalb des Aufbewahrungszeitraums gelöscht oder editiert, wird eine Kopie des originalen Dokumentes in einem Archiv aufbewahrt. Periodisch wird dann geprüft, ob der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist und die Dokumentenkopie im Anschluss nach einer Frist gelöscht.

 

 

Löschen

Wird der Aufbewahrungszeitraum erreicht und das Dokument weder verändert noch durch Nutzerinteraktion gelöscht, wird es automatisch in den Papierkorb verschoben. Leert der Nutzer seinen Papierkorb, gelangt das Dokument in den Endgültigen Papierkorb, aus dem es anschließend nach einer Frist gelöscht wird.

 

 

Hierbei sei erwähnt, dass Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinien gleichzeitig angewendet werden können. Es ist außerdem möglich, unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume mit unterschiedlichen Aktionen zu belegen. Hier ist zu beachten, dass:

• Aufbewahren Vorrang vor Löschen hat.
• Aktionen, die einem längerem Aufbewahrungszeitraum zugewiesen sind, vorrangig vor kürzeren Zeiträumen behandelt werden.
• Richtlinien, die einem genauen Inhalt zugewiesen sind, vorrangig vor allgemeinen Richtlinien gelten.
• der kürzeste Löschzeitraum Vorrang hat.

Aufbewahrungsrichtlinien Office 365: Typische Anwendungsfälle in Unternehmen

Im § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB ist festgelegt, dass Geschäftspapiere mit kaufmännischer und steuerlicher Beziehung sechs Jahre aufzuheben sind. Alle Unterlagen können als PDF online abgelegt werden. Durch eine Aufbewahrungsrichtlinie auf sechs Jahre kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente erst nach sechs Jahren gelöscht werden können.

Geschäftskorrespondenz, die einen Sachverhalt oder Geschäftsvorfall belegt, muss als Buchungsbeleg zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Durch das Setzen einer Aufbewahrungsrichtlinie, die auf Exchange-Postfächer beschränkt und auf zehn Jahre gesetzt ist, können geschäftliche Korrespondenzen revisionssicher aufbewahrt werden.

Die korrekten Einstellungen für E-Mail-Konten und Cloud-Services sind also nicht nur in einem papierlosen Büro extrem wichtig. Unternehmen sollten hier sicher gehen, dass sie die Aufbewahrungsrichtlinien korrekt umsetzen. Die Experten von bellmatec stehen Ihnen bei diesen Fragen oder Schulungen zum Umgang mit MS Teams jederzeit zur Verfügung.