Agiles Projektmanagement ist ein iterativer Ansatz zur Planung und Durchführung von Projektarbeiten. Statt auf umfangreiche Anfangsplanungen setzt es auf kurze Entwicklungszyklen, sogenannte Sprints, die es ermöglichen, auf Veränderungen der Anforderungen schnell zu reagieren und die Endprodukte schrittweise zu verfeinern. Die bewusst eingeschränkte Planung ermöglicht erhöhte Flexibilität und kürzere Reaktionszeiten, sie erfordert aber auch gute Zusammenarbeit in oftmals interdisziplinären Teams und häufige konstruktive Kommunikation.
Agiles Projektmanagement bietet als Konzept, das viele spezifischere Methoden beinhaltet, große Chancen für die moderne Arbeitswelt, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Aus diesem Grund folgt nun ein kleiner Leitfaden für alle, die am agilen Projektmanagement interessiert sind und diese Arbeitsweise in Betracht ziehen.
Was ist Agilität?
Ein agiler Mensch ist flexibel, beweglich und reaktionsschnell. Das Konzept von agilem Projektmanagement überträgt diese Eigenschaften in angepasster Form auf die Arbeitswelt. Hier bezeichnet Agilität eine besondere Anpassungsfähigkeit, also die Eigenschaft, schnell und effizient auf Veränderungen reagieren zu können. In Organisationen und Projekten bedeutet das Flexibilität in Denk- und Handelsweisen, die Förderung von dynamischen Arbeitsprozessen (wie eben agilem Projektmanagement) und die Bereitschaft, auf wechselnde Anforderungen oder Umstände prompt einzugehen. Agilität ist besonders in schnelllebigen und unsicheren Umgebungen von Bedeutung, wo traditionelle, starre Ansätze oft zu kurz greifen.
Agiles Projektmanagement: Vorteile und Herausforderungen bei flexiblen Arbeitskonzepten
Vorteile |
Herausforderungen |
Höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Vergleich zu traditionellen Managementmethoden: ermöglicht schnelle Reaktion auf Veränderungen in Anforderungen, Marktbedingungen oder Technologien |
Einbindung Dritter (Geschäftspartner, Lieferanten etc.) erschwert sich durch schlechtere Vorhersehbarkeit von Abläufen |
Starke Kundenorientierung: durch regelmäßiges Feedback können Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich verbessert und besser an den tatsächlichen Bedürfnissen des Marktes ausgerichtet werden |
Regelmäßige Meetings zur Abstimmung und viele Feedbackschleifen können viel Zeit in Anspruch nehmen |
Fördert Mitarbeiterbeteiligung und Teamarbeit, manche Kollegen schätzen eigenverantwortlicheres Arbeiten während der Sprints |
Nicht für alle Mitarbeiter geeignet: Ergebnisse stark von individueller Leistung Einzelner abhängig, manche Teammitglieder benötigen evtl. eine strukturiertere Arbeitsweise |
Erhöhte Transparenz: alle Beteiligten sind über die Entwicklungen stets im Bilde |
Die Arbeit ist sehr auf einzelne jeweils anstehende Aufgaben fokussiert, weniger auf das Gesamtprojekt |
Insgesamt ist agiles Projektmanagement eine dynamische und effektive Methode, um in der heutigen schnelllebigen und komplexen Geschäftswelt erfolgreich zu sein. Es kombiniert Flexibilität und Kundenorientierung mit einer starken Betonung von Teamarbeit und kontinuierlicher Verbesserung, um Projekte effizient und erfolgreich zu leiten.
Jedoch gilt zu beachten, dass nicht alle Projekte und Teams gleichermaßen für agiles Management geeignet sind. Bevor man sich entscheidet, nach diesem Konzept zu arbeiten, sollte man sich also gründlich überlegen, ob der Ansatz für die anstehende Aufgabe wirklich geeignet ist oder unter Umständen sogar den eigentlich funktionierenden Workflow behindert und mehr Arbeit verursacht als einspart.
Für wen eignet sich agiles Projektmanagement?
Das wirft die Frage auf, für welche Projekte agiles Management am besten geeignet ist. Am meisten Nutzen hat es für Projekte und Organisationen, bei denen Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und eine schnelle Reaktion auf Veränderungen von hoher Bedeutung sind. In den folgenden Szenarien und Kontexten ist agiles Projektmanagement besonders zweckdienlich:
- Projekte mit unsicheren oder sich schnell ändernden Anforderungen: Agile Methoden sind ideal für Projekte, in denen Anforderungen nicht vollständig definiert sind oder sich im Laufe der Zeit ändern können, da sie iteratives Arbeiten und kontinuierliche Anpassung ermöglichen. Bei bereits fest definierten Anforderungen ist agiles Projektmanagement hingegen weniger sinnvoll und bereitet möglicherweise mehr Arbeit, als es einspart.
- Software- und Technologieentwicklung: Agiles Projektmanagement hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung und ist besonders effektiv in diesem Bereich, da es die schnelle Entwicklung und Anpassung von Softwareprodukten an sich ändernde Technologien und Kundenbedürfnisse unterstützt.
- Innovations- und Forschungsprojekte: In Bereichen, in denen Experimentieren und Innovation im Vordergrund stehen, ermöglicht Agile eine explorative Arbeitsweise, bei der neue Ideen schnell umgesetzt und getestet werden können.
- Kleine bis mittelgroße Teams: Agile Methoden eignen sich besonders gut für kleinere Teams, die eng zusammenarbeiten und schnell kommunizieren können. Die Methoden können jedoch auch in größeren Organisationen mit mehreren Teams skaliert werden.
- Kundenorientierte Projekte: Projekte, bei denen regelmäßiges Kundenfeedback wichtig ist, profitieren von der agilen Vorgehensweise, da sie die Kundenintegration in den Entwicklungsprozess ermöglicht.
- Dynamische und komplexe Umgebungen: In Branchen, die schnellen Veränderungen unterworfen sind, wie etwa der Technologie- oder Medienbranche, hilft Agile, flexibel und reaktionsfähig zu bleiben.
Agiles Projektmanagement ist im Umkehrschluss weniger geeignet, wenn die Anforderungen sehr stabil sind, der Umfang des Projekts genau definiert und unveränderlich ist oder eine sehr strenge Compliance erforderlich ist. In solchen Fällen können traditionellere Projektmanagementmethoden effektiver sein.
Die 5 Phasen des agilen Projektmanagements
- Planung: In dieser ersten Phase werden die Projektvision und die Ziele definiert und der ungefähre Umfang des Arbeitspensums abgeschätzt. Es ist wichtig, hier die Bedürfnisse der Endkunden sorgfältig festzuhalten und in die Planung einzubeziehen. Hier wird auch festgelegt, wer am Projekt beteiligt sein soll.
- Konzeption: Bei der Konzeption wird es bereits spezifischer. Aus den Kundenbedürfnissen leiten sich die Anforderungen an das Endprodukt ab. Jetzt werden die spezifischen Anforderungen an das Produkt festgehalten bzw. Meilensteine des Projekts abgesteckt. Kunden und andere Stakeholder werden eingebunden, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Erwartungen richtig verstanden wurden und die Umsetzung entsprechend geplant werden kann.
- Erforschung: Dies ist der erste Punkt, ab dem das Projekt aktiv bearbeitet wird. Die Projektentwicklung erfolgt iterativ, d.h. in sich wiederholenden Schritten bzw. Zyklen. Die Meilensteine werden nacheinander bearbeitet, man schließt also erst eine Stufe der Projektentwicklung ab, bevor man sich der nächsten widmet. Auf der einen Seite werden dabei die vormals festgelegten Projektanforderungen genau beachtet. Auf der anderen Seite besteht aufgrund der agilen Arbeitsweise die Möglichkeit, unvorhergesehene Änderungen mit kurzer Reaktionszeit zu berücksichtigen und Anpassungen am Prozess vorzunehmen. Agiles Projektmanagement bedeutet nicht, keinen Plan zu haben, sondern in der Lage zu sein, auf Abweichungen der erwarteten Umstände schnell mit einer Korrektur des ursprünglichen Plans reagieren zu können.
- Test(s): Zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts ist die Integration von konstruktivem Feedback wichtiger Bestandteil. Deswegen werden in der Testphase die bereits erzielten Ergebnisse kritisch überprüft und gegebenenfalls Änderungen vorgenommen, die sich auf Grundlage der Rückmeldung von Mitarbeitern, Kunden oder anderen Stakeholdern ergeben. Durch die iterative Arbeitsweise wird Feedback aber nicht nur am Ende der Projektentwicklung gegeben und gegebenenfalls umgesetzt, sondern kann regelmäßig nach Erreichen eines Meilensteins gegeben und in den weiteren Prozess einbezogen werden.
- Abschluss: Das Projekt ist abgeschlossen, wenn das entwickelte Produkt Marktreife erreicht hat bzw. alle angestrebten Meilensteine erreicht sind. Nach Abschluss des Projekts muss sein Erfolg evaluiert werden. Das betrifft natürlich das entwickelte Produkt selbst, aber auch den Arbeitsprozess unter Einsatz von Methoden des agilen Projektmanagements.
Beispiel Scrum: So funktioniert es
In Scrum werden Projekte in Zyklen, sogenannte Sprints, unterteilt, die üblicherweise zwei bis vier Wochen dauern. Jeder Sprint beginnt mit einem Planungstreffen, in dem das Team die Aufgaben aus dem Produkt-Backlog auswählt, die während des Sprints bearbeitet werden sollen. Diese Aufgaben werden dann in das Sprint-Backlog aufgenommen.
Während des Sprints arbeitet das Team täglich zusammen, oft in Form eines kurzen Daily-Scrum-Meetings, um Fortschritte zu teilen und Hindernisse zu identifizieren. Am Ende jedes Sprints steht ein Review-Meeting, in dem das Team die während des Sprints fertiggestellten Arbeitsergebnisse präsentiert und das Feedback des Kunden einholt.
Zusätzlich gibt es ein Retrospektiven-Meeting, in dem das Team den vergangenen Sprint reflektiert und Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsweise im nächsten Sprint diskutiert.
Die Schlüsselrollen in Scrum sind der Product Owner, der die Vision des Produkts und die Prioritäten im Produkt-Backlog vorgibt, das Entwicklungsteam, das die Arbeit ausführt, und der Scrum Master, der als Facilitator dient und darauf achtet, dass die Scrum-Prinzipien eingehalten werden.
Neben Scrum sind auch Kanban und Design Thinking bekannte Methoden, nach den Prinzipien des agilen Projektmanagements zu arbeiten.
Agile Methoden betonen kurze Arbeitszyklen (Sprints), regelmäßige Reflexionen zur Prozessverbesserung und die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden, um dessen Bedürfnisse effektiv zu erfüllen. Dazu sind sowohl regelmäßige intensive Kommunikation im Team als auch sehr eigenverantwortliches Arbeiten aller Beteiligten vonnöten.
Wenn Sie in dynamischen Umgebungen mit sich schnell wandelnden Anforderungen Projekte durchführen, bietet agiles Projektmanagement gute Möglichkeiten, flexibel und ohne zu große Disruptionen im Prozess auf Veränderungen zu reagieren. Durch regelmäßiges Feedback können Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich verbessert und genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden. Dies führt oft zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer effizienteren Nutzung von Ressourcen.