In der heutigen Geschäftswelt, die von Dynamik und ständigem Wandel geprägt ist, stellt sich Agilität als Schlüsselelement für den Erfolg eines Unternehmens dar. Eine Agile Transformation, insbesondere durch das Scrum-Framework, bietet Unternehmen einen strategischen Vorteil, indem sie eine flexible, teamzentrierte Arbeitsweise fördert. Diese ermöglicht es, schnell und effizient auf Marktveränderungen zu reagieren. In diesem umfassenden Leitfaden beleuchten wir, wie Unternehmen durch Agile Transformation mit Scrum nicht nur ihre Arbeitsweisen revolutionieren, sondern auch ihre Produktivität und Effektivität deutlich steigern können. Dazu geben aus dem bellmatec Team Frau Luft, die vor Kurzem im agilen Projektmanagement angefangen hat und Herr Pröhl, mit umfassender Erfahrung in diesem Bereich interessante Einblicke in die Praxis.
Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement ist eine moderne Herangehensweise an die Projektarbeit, die sich durch Flexibilität, iterative Entwicklung und eine starke Fokussierung auf Kundenbedürfnisse auszeichnet. In kurzen, zeitlich beschränkten Zyklen, bekannt als Sprints, arbeiten Teams kollaborativ an klar definierten Zielen. Diese Arbeitsweise ist besonders geeignet für Projekte, in denen schnelle Anpassungen und kontinuierliches Kundenfeedback entscheidend sind. Agiles Projektmanagement basiert auf fünf zentralen Werten und zwölf Prinzipien, die eine kollaborative, adaptive und transparente Arbeitsweise fördern.
Was ist Scrum?
Scrum ist ein Rahmenwerk aus dem agilen Projektmanagement. Im Gegensatz zu einer Methode versteht man unter einem Rahmenwerk eine Sammlung von Tools, Aufgaben, Verhaltensweisen und Prozessen, die von Projektbeginn bis -ende konsequent für Organisation, Planung und Durchführung eingesetzt werden und diese Prozesse erklären. Scrum schafft in einer komplexen Entwicklungsumgebung eine Rahmenbedingung der ständigen Überprüfung und Anpassung. Das, zu entwickelnde, Endprodukt wird hier in Teilstücke (Inkremente) aufgeteilt, welche innerhalb von 1-4 Wochen in sogenannten Sprints erstellt und Auftraggebern fortlaufend in sogenannten Sprint Reviews präsentiert und gemeinsam evaluiert werden. Durch diese kurzen Feedbackloops innerhalb des Teams und mit Auftraggebern können Risiken der Fehlentwicklung minimiert und Probleme frühzeitig angegangen werden. Scrum wurde ursprünglich als Modell für Software-Projekte mit speziellen Rollen, Verantwortlichkeiten und Meetings entwickelt, ist jedoch auch flexibel genug für komplexe Projekte in jeder Branche. Allerdings eignet es sich am besten für Projekte, deren Ziel ein konkretes Produkt und keine Dienstleistung ist.
Scrum gilt als schlanker und flexibler, aber schwierig umzusetzender Ansatz. Das Rahmenwerk baut auf drei Säulen auf:
- Transparenz: Es müssen eine einheitliche Sprache und einheitliche Definitionen verwendet werden.
- Überprüfung: Scrum-„Artefakte“ und Produkte müssen zur Qualitätssicherung regelmäßig und sorgfältig überprüft werden.
- Anpassung: Wenn bei einer Überprüfung festgestellt wird, dass die Qualität nicht dem erforderlichen Standard entspricht, müssen so bald wie möglich Anpassungen oder Korrekturen vorgenommen werden können.
“Scrum als Framework ermöglicht es, schnell auf Kundenwünsche einzugehen und gleichzeitig ein Produkt zu schaffen, das regelmäßig evaluiert und verbessert wird. Es ist besonders wirkungsvoll in einer schnelllebigen Umgebung, wo Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit gefragt sind.”
– Mathias Pröhl, Managing Director | bellmatec
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Die Basis des agilen Projektmanagements
Agiles Projektmanagement basiert auf dem sogenannten “Agilen Manifest”, das ursprünglich für die Softwareentwicklung formuliert wurde, aber auch in anderen Bereichen Anwendung findet. Das Manifest definiert fünf zentrale Werte und zwölf Prinzipien, die die Grundlage für agile Arbeitsweisen bilden.
Die fünf zentralen Werte des Agilen Manifests sind:
- Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge: Ein Schwerpunkt liegt auf dem Team und der Art und Weise, wie es zusammenarbeitet, anstatt sich starr an Prozesse und Werkzeuge zu halten.
- Funktionierende Software über umfassende Dokumentation: Während Dokumentation wichtig ist, liegt der Hauptfokus auf der Lieferung einer funktionierenden Software, die den Kundenanforderungen entspricht.
- Kunden-Zusammenarbeit über Vertragsverhandlung: Statt sich auf Vertragsdetails zu konzentrieren, wird Wert auf eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Kunden gelegt.
- Reagieren auf Veränderung über Befolgen eines Plans: Die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, wird höher bewertet als das strikte Festhalten an einem ursprünglich festgelegten Plan.
- Menschen und Interaktionen: Dieser zusätzliche Wert, der oft erwähnt wird, hebt die Bedeutung der Teammitglieder und ihrer Interaktionen innerhalb des agilen Prozesses hervor.
Die zwölf Prinzipien des Agilen Manifests sind:
- Höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühzeitige und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufriedenzustellen.
- Änderungen in den Anforderungen werden auch spät in der Entwicklung willkommen geheißen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Vorteil des Kunden.
- Häufige Auslieferung funktionierender Software, vorzugsweise im Zeitraum von ein paar Wochen bis zu ein paar Monaten.
- Zusammenarbeit der Geschäftsleute und Entwickler während des gesamten Projekts.
- Motivierte Individuen sollten unterstützt und ihnen vertraut werden. Man gibt ihnen die benötigte Umgebung und Unterstützung und vertraut darauf, dass sie die Aufgaben erledigen.
- Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist das Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
- Funktionierende Software ist das primäre Maß für den Fortschritt.
- Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten in der Lage sein, ein konstantes Tempo auf unbestimmte Zeit aufrechtzuerhalten.
- Kontinuierliche Aufmerksamkeit für technische Exzellenz und gutes Design erhöht die Agilität.
- Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.
- Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs entstehen durch selbstorganisierte Teams.
- In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann, und passt sein Verhalten entsprechend an.
Die Rolle von Scrum in der agilen Transformation
Die Einführung von Scrum in einem Unternehmen markiert oft den Beginn einer umfassenden agilen Transformation. Diese Transformation bedeutet eine Abkehr von starren, hierarchischen Strukturen hin zu einer flexibleren, teamorientierten Arbeitsweise. Scrum unterstützt Teams dabei, in iterativen Prozessen zu arbeiten, was zu einer schnelleren Reaktionsfähigkeit und einer höheren Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen führt.
“Agiles Projektmanagement und das agile Rahmenwerk Scrum werden vor allem in Produktentwicklungskontexten eingesetzt, die komplex und schwer vorhersehbar sind. Da nie alle Faktoren bei der Entwicklung von vornherein berücksichtigt werden können, setzen agiles Projektmanagement und Scrum daher auf eine ständige Überprüfung und Anpassung einzelner Produktteilstücke. Damit soll nicht nur schneller Wert generiert, sondern auch die Kundenzufriedenheit gesteigert und die Qualität des Endproduktes optimiert werden.”
– Solveig Luft, Agile Coach | bellmatec
Schlüsselelemente von Scrum
Scrum baut auf mehreren Schlüsselelementen auf, die zusammen ein effizientes und flexibles Arbeitsumfeld schaffen. Zu diesen Elementen gehören:
- Scrum-Rollen: Der Product Owner, der Scrum Master und das Entwicklungsteam haben jeweils spezifische Verantwortlichkeiten, die sicherstellen, dass das Projekt effektiv voranschreitet und die Teamdynamik gefördert wird.
- Scrum-Artefakte: Dazu gehören das Product Backlog, das eine dynamische Liste aller benötigten Arbeiten darstellt, und das Sprint Backlog, das die für den aktuellen Sprint ausgewählten Aufgaben umfasst.
- Scrum-Ereignisse: Regelmäßige Ereignisse wie das Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review und die Sprint Retrospektive helfen dem Team, synchronisiert zu bleiben und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.
Vorteile von agiler Transformation
Die agile Transformation bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, darunter:
- Verbesserte Teamdynamik: Teams arbeiten selbstorganisiert und sind stärker in Entscheidungsprozesse eingebunden. Dies fördert das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
- Erhöhte Kundenzufriedenheit: Durch den iterativen Entwicklungsansatz und das kontinuierliche Kundenfeedback können Produkte besser auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt werden.
- Effizienzsteigerung: Agile Methoden ermöglichen es, Projekte schneller und effizienter abzuschließen, da weniger Zeit mit unnötigen Planungs- und Kontrollaktivitäten verbracht wird.
- Risikominimierung: Durch das frühzeitige Erkennen und Adressieren von Problemen im Entwicklungsprozess werden Risiken deutlich reduziert.
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Herausforderungen und Lösungsansätze
Die Umstellung auf agile Arbeitsweisen und die Implementierung von Rahmenwerken wie Scrum zeigt insbesondere in kleineren Unternehmen erheblichen Nutzen. Diese Unternehmen profitieren oft unmittelbar von der gesteigerten Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und der verbesserten Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Die Agilität ermöglicht es ihnen, schnell auf Veränderungen des Marktes zu reagieren, Produkte schneller zu entwickeln und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Im Gegensatz dazu stehen große Unternehmen häufig vor erheblichen Herausforderungen bei der Umsetzung agiler Methoden. Die vorhandenen Strukturen sind oft zu verfestigt und bürokratisch, was die Transformation hin zu agilen Arbeitsweisen erschwert. Die Komplexität großer Organisationen führt dazu, dass die Implementierung agiler Prinzipien und Praktiken langwieriger und schwieriger ist als in kleineren Unternehmen. Daher sollte man auch seine Erwartungen an die bestehenden Verhältnisse anpassen und versuchen, Veränderungen in kleinen Schritten zu erreichen.
Auch für Solveig Luft liegt der Knackpunkt in der zugrunde liegenden Denkweise. “Die Bedeutung des Agile Mindsets für den Erfolg einer agilen Transformation liegt darin, dass es die Grundlage für die Anwendung agiler Methoden und Praktiken bildet. Werkzeuge und Prozesse allein können nicht die gewünschten Vorteile bringen, wenn die zugrunde liegende Denkweise nicht vorhanden ist”, erklärt Frau Luft.
Weiterhin stellt sie klar, dass ein starkes Agiles Mindset die erforderliche Kultur der Zusammenarbeit, Flexibilität und kontinuierlichen Verbesserung, die entscheidend ist, um in einer dynamischen und sich ständig verändernden Umgebung erfolgreich zu sein, fördert. Es beeinflusst die Art und Weise, wie Teams arbeiten, Entscheidungen treffen und Herausforderungen angehen.
“Ein nicht oder gering gelebter agiler Mindset führt dazu, dass Kommunikation und Veränderungsbereitschaft nicht in dem Maße vorhanden sind, wie für eine vollständige agile Transformation notwendig ist. Scrum und Agilität werden dann nur mechanisch genutzt. Das führt wiederum zu geringer Feedbackbereitschaft, eingefahrenen Prozessen, dem Unwillen Autorität abzugeben und beeinflusst und hemmt damit agile Prozesse”, verrät Frau Luft.
Fazit
Agile Transformation mit Scrum ist ein dynamischer und iterativer Prozess, der Flexibilität, Effizienz und Teamarbeit in den Vordergrund stellt. Unternehmen, die diesen Weg beschreiten, profitieren von einer verbesserten Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen, einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich einem stärkeren Wettbewerbsvorteil.
