Die Petromax GmbH ist ein wachsendes Unternehmen mit Hundert Mitarbeitenden, das besonderen Wert auf moderne Arbeitsprozesse und Mitarbeiterzufriedenheit legt. Ein bisher manueller und zeitaufwändiger Prozess sollte durch eine passgenaue digitale Lösung ersetzt werden: die Bestellung von Mittagessen. bellmatec wurde mit der Konzeption und Umsetzung einer individualisierten Web-Applikation beauftragt: der Petromeal-App.
Ziel war es, eine intuitiv bedienbare, webbasierte Anwendung bereitzustellen, die alle relevanten Funktionen zur Essensbestellung, Planung und Abrechnung automatisiert und gleichzeitig nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur von Petromax eingebettet ist.
Technische Umsetzung & Besonderheiten
Maßgeschneiderte Web-Applikation in C#
Die Anwendung wurde als moderne Web-Applikation auf einem unternehmenseigenen Windows-Server entwickelt. Dabei kam C# mit dem .NET Framework zum Einsatz, was eine robuste, wartbare und erweiterbare Architektur gewährleistet. Die Anwendung ist vollständig responsiv und wurde für den Einsatz auf Desktops und Tablets optimiert. Smartphones wurden bewusst nicht in den Scope aufgenommen.
Integration in die Unternehmens-IT
Ein zentrales Kriterium war die Anbindung an das Azure Active Directory (AAD) inklusive Single Sign-On (SSO). So können sich Mitarbeitende bequem mit ihrem Unternehmenskonto einloggen, ohne zusätzliche Passwörter zu benötigen – mit einem Klick im System.
Darüber hinaus wurde die Personalverwaltungssoftware (Personio) über Schnittstellen angebunden. Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt, sodass nur verfügbare Mitarbeitende zur Essensbestellung zugelassen sind. Das reduziert manuelle Fehler und erhöht die Planbarkeit.
Automatisierte Verarbeitung des Speiseplans
Ein besonders innovativer Teil des Projekts: Der Essensanbieter sendet wöchentlich den Speiseplan als Excel-Datei an ein definiertes Funktionspostfach. Unsere Lösung parst diese Datei automatisiert, erkennt die Struktur und Inhalte und überträgt diese dynamisch in die Anwendung. Der aktuelle Wochenplan steht den Mitarbeitenden somit immer aktuell und fehlerfrei zur Verfügung – ganz ohne administrativen Aufwand.
Benutzerfreundliche Bestellung mit Blick in die Zukunft
Mitarbeitende können über die Anwendung ihr Mittagessen für den jeweiligen Zeitraum buchen. Für die Zukunft ist bereits vorgesehen, dass berechtigte Supervisor auch Bestellungen im Namen ihres Teams tätigen können – eine Funktion, die über rollenbasiertes Rechtemanagement steuerbar ist und bereits in der Architektur berücksichtigt wurde.
Automatisierte Kommunikation & Abrechnung
Jeden Tag generiert die Anwendung automatisch eine E-Mail an den Essensanbieter mit aller An- und Abmeldungen. Zusätzlich erhält die Personalabteilung sowie der Steuerberater eine strukturierte Übersicht zur Weiterverarbeitung in der Gehaltsabrechnung. Diese Prozesse laufen vollständig automatisiert im Hintergrund und reduzieren manuellen Aufwand auf ein Minimum.
Fazit
Mit Petromeal haben wir eine vollständig integrierte und individuell angepasste Lösung entwickelt, die nicht nur den administrativen Aufwand senkt, sondern auch den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden vereinfacht. Durch die enge Verzahnung mit bestehenden Systemen, die intelligente Automatisierung von Routineaufgaben und den Fokus auf Benutzerfreundlichkeit ist Petromeal ein gelungenes Beispiel für moderne, praxisnahe Digitalisierung im Mittelstand.
