Nutzer, die den Microsoft-Browser „Edge“ verwenden, kennen den Copilot, den „KI-Begleiter von Microsoft“, bereits. In der rechten oberen Ecke der Anwendung wartet er darauf, jede Fragestellung mehr oder weniger umfangreich zu beantworten. Mittlerweile ist der Copilot jedoch nicht mehr nur auf den Browser beschränkt, sondern kann auch in andere Office-Anwendungen integriert werden. Richtig genutzt lässt sich damit eine Verbesserung der Zusammenarbeit und eine Steigerung der Produktivität erreichen. Der folgende Artikel bezieht sich vor allem auf mögliche Einsatzszenarien von Copilot in Microsoft Teams.
Unsere Tipps zu Copilot und MS Teams
Während der Copilot im Edge-Browser kostenlos genutzt werden kann, muss er für MS Teams separat lizensiert werden. Hierfür müssen Nutzer entweder eine Lizenz für „Copilot für Microsoft 365“ oder für das „Teams Premium“-Add-on erwerben. Mit beiden Lizenzen wird dann die KI-Funktion in Teams aktiviert, doch es gibt einen entscheidenden Unterschied: Während sich „Teams Premium“ ausschließlich auf eine Anwendung beschränkt, liefert die Copilot-Lizenz die volle Unterstützung für M365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und natürlich Teams.
Im Folgenden erläutern wir anhand drei verschiedener Anwendungsfälle, welchen Mehrwert Copilot in Verbindung mit MS Teams bieten kann.
Anwendungsfall 1: Copilot in einer Besprechung einsetzen
Um den Copilot in Teams Besprechungen zu verwenden, müssen diese transkribiert werden. Das heißt, das gesprochene Wort wird automatisch in einen Textblock umgewandelt. Wenn diese Funktion auch nach dem Ende der Besprechung verfügbar sein soll, ist es außerdem notwendig, das Meeting aufzuzeichnen. Beide Funktionen – Aufzeichnung und Transkription – können durch den Administrator global für das Unternehmen festgelegt werden. Alternativ kann der Organisator des Meetings wählen, ob und mit welcher Verfügbarkeit die Besprechung aufgezeichnet und transkribiert werden soll.
In einer laufenden Besprechung kann der Copilot vor allem dabei helfen, den Flow des Meetings aufrechtzuerhalten und eine bestimmte Ergebnisqualität sicherzustellen. Solange die Besprechung läuft, stehen sämtliche Funktionen in der oberen Menüleiste unter dem Punkt Copilot zur Verfügung.
Teilnehmer, die mehr als fünf Minuten später in die Besprechung einsteigen, haben die Möglichkeit, sich das bisherige Meeting zusammenfassen zu lassen. Außerdem können die bisherigen Inhalte in Echtzeit erfragt und verarbeitet werden. Möglich wäre beispielsweise die Erstellung einer Agenda der besprochenen Punkte oder eine Liste an möglichen Folgefragen, um das Meeting zu moderieren. Wenn gewünscht, kann die Anwendung außerdem eine Liste von erkannten Aufgaben und deren Zuweisung an bestimmte Teilnehmer erstellen, um ein effizientes Follow-up zu gewährleisten.
Nach dem Ende der Besprechung steht die Registerkarte „Zusammenfassung“ zur Verfügung. Hier sind wiederum folgende Punkte auswählbar:
- Hinter dem Punkt Notizen sind die händisch erstellten Notizen der Teilnehmer zu finden.
- Die KI-Hinweise helfen dabei, das Meeting zu verarbeiten. Neben der visuellen Darstellung der Redezeit von einzelnen Teilnehmern sind hier auch die identifizierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zusammengefasst. Beim Teilen von Inhalten, zum Beispiel einer PowerPoint, werden Kapitel automatisch übernommen.
- Erwähnungen verweisen auf die Stellen, an denen gezielt Teilnehmer angesprochen wurden, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen.
- Der Punkt Transkript zeigt die vollständige Verschriftlichung des Gesagten.
Neben den aufbereiten Informationen oder klaren Aufgaben, etwa dem Versenden einer E-Mail an alle Teilnehmer mit den ermittelten Inhalten, können auch subjektivere Anfragen gestellt werden. Beispielsweise lässt sich hinterfragen, ob die Besprechung erfolgreich abgeschlossen wurde oder wie die Gesprächsstimmung war.
Anwendungsfall 2: Copilot in Teams Chats
Copilot lässt sich sowohl in 1-zu-1-Chats als auch in Gruppen- oder Besprechungschats einsetzen. Dabei können allerdings nur Daten aus den letzten 30 Tagen verarbeitet werden. Es ist also möglich, sich von den verschiedenen Chats eine Zusammenfassung der genannten Themen anzeigen zu lassen. Dabei sind Schlagwörter stets mit einer Fußnote verbunden, mit deren Hilfe man direkt an die jeweilige Nachricht springen kann.
Darüber hinaus kann der Copilot dabei helfen, Nachrichten zu verfassen. Neben der Korrektur der Rechtschreibung können sich Nutzer auch Hilfe bei der Formulierung von Inhalten holen. Hierbei lassen sich Vorgaben wie die Formalität, also förmlich oder umgangssprachlich, oder auch die Tonalität, in der die Nachricht verfasst werden soll, auswählen.
Anwendungsfall 3: Copilot in Teams Kanälen
Innerhalb eines Teams Kanals kann der Copilot zur Strukturierung von langen und unübersichtlichen Unterhaltungen beitragen. Nutzer sollten dabei jedoch beachten, dass niemals der gesamte Kanal verarbeitet wird, sondern lediglich einzelne Threads.
Nach der Auswahl einer individuellen Unterhaltung, lassen sich daraus mithilfe von Anweisungen oder vorgefertigter Abfragen gezielt Informationen herausfiltern. Mögliche Beispiele sind etwa die Auflistung der Unterhaltungsstruktur oder der offenen Punkte, die sich daraus ergeben. Getroffene Entscheidungen und Aufgaben können ebenfalls abgefragt werden.
Einschränkungen und Nachteile von Copilot in MS Teams
Bei der Verwendung von Copilot in MS Teams gibt es durchaus Einschränkungen. Die wichtigste dabei ist wohl, dass die Funktion nur bei organisationsinternen Besprechungen und Kanälen zur Verfügung steht. Sobald externe Mitglieder oder Gäste involviert sind, können die Funktionen nicht genutzt werden.
Größere Bedenken bestehen zudem in Hinblick auf den Datenschutz. Die Aufzeichnung und Transkription von Besprechungen sollte in der Nutzungsvereinbarung hinterlegt sein, wobei die Datenspeicherung der Inhalte den M365-Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens unterliegt. Dennoch können potenziell sensible Chatverläufe analysiert und verarbeitet werden. Diese Tatsache sollte den Anwendern klar sein bzw. transparent kommuniziert werden, zum Beispiel im Vorfeld einer Besprechung.
Wir haben vor allem Bedenken in Bezug auf den Datenschutz bei der Nutzung von KI-Anwendungen wie Copilot. Es ist unerlässlich, dass Nutzer über die Aufzeichnung und Speicherung ihrer Daten gemäß den Unternehmensrichtlinien aufgeklärt werden, insbesondere wenn sensible Informationen verarbeitet werden könnten.
Mathias Pröhl, Geschäftsführer bellmatec
Ebenso wie andere KI-Anwendungen ist auch Copilot nicht fehlerfrei. Die gelieferten Informationen können ungenau oder sogar falsch sein. Eine erneute inhaltliche Prüfung ist daher in jeden Fall empfehlenswert, um Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit zu vermeiden. In der Kommunikation untereinander sollte die KI im Allgemeinen höchstens eine unterstützende Position einnehmen. Die ausschließliche Verwendung von vorgefertigten Texten ist für ein wertschätzendes Miteinander nicht geeignet.
Eine weitere Gefahr kann darin bestehen, dass die Lösungskompetenzen der Teammitglieder leiden. Statt kreativer und flexibler Arbeit könnten sie sich möglicherweise zu sehr auf die Vorschläge der KI verlassen.
Lohnt sich Microsoft Copilot?
Wir glauben, dass KI-Tools nur unterstützend eingesetzt werden sollten, um die zwischenmenschliche Kommunikation und die Entwicklung von Lösungskompetenzen im Team nicht zu untergraben.
Armin Lungwitz, Geschäftsführer bellmatec
Alle genannten Punkte werfen die Frage auf: Lohnt sich Copilot für ein Unternehmen?
Zunächst einmal lässt sich festhalten, dass auch eine KI keine Wunderwaffe ist. So wirkt sich die Qualität der Abfragen erheblich auf die Qualität der gelieferten Ergebnisse aus.
Durch die zusätzlichen Lizenzkosten zur ohnehin notwendigen Microsoft-365-Lizenz macht es wenig Sinn, unternehmensweit jedem Mitarbeiter eine Copilot-Lizenz zu stellen. Die „Teams Premium“-Lizenz ist eine günstigere Alternative, bietet aber eben nicht die vollständige Integration in alle Office-Anwendungen. Daher sollten primär diejenigen Nutzer eine vollständige Lizenz erhalten, die viele Berührungspunkte mit Daten in SharePoint, OneDrive, Exchange oder Teams haben.
Oftmals wird in Verbindung mit Copilot und anderen KI-Lösungen von einer Erhöhung der Produktivität gesprochen. Allerdings ist dieser Wert nur schwer messbar. Rein rechnerisch kann die Zusammenfassung eines einstündigen Meetings schon einmal 15 bis 30 Minuten in Anspruch nehmen. Außerdem kann das Timeboxing in Terminen deutlich verbessert werden, wenn bereits gesagte Dinge nicht wiederholt werden müssen. Gerade für Mitarbeitende, die die damit gewonnene Zeit direkt in anderen Projekten fakturieren können, kann Copilot ein echter Gewinn sein.
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